13 000 aktiivista käyttäjätunnusta
9 000 tukipyyntöä vuosittain
4 600 työasemaa
700 erilaista yhteistä ja alakohtaista ohjelmistoa
580 tietoliikennekytkintä
110 palvelinta
29 asiantuntijaa
Digihypen aika alkaa vihdoin olla ohi. Vaikka robotit eivät ihan heti valtaakaan maailmaa, tietotekniikka ja digitalisaatio ovat tulleet jäädäkseen. Kysymys enää kuuluu, miten hyvin me osaamme digitalisaation omaksi hyödyksemme valjastaa. Olemmeko uskaltaneet tarttua uusiin työkaluihin riittävän rohkeasti ja kokeilla niiden tarjoamia mahdollisuuksia omassa arjessamme?
Digitalisaatio
haastaa kokeilemaan uutta
Teknologian avulla voimme vähentää manuaalista,
rutiininomaista työtä ja vapauttaa asiantuntijoiden aikaa sinne, missä sitä
aidosti tarvitaan – kuten opiskelijoiden kohtaamiseen. Digityökalut ovat varsin
yksinkertaisesti valjastettavissa tuottamaan säännöllisiä raportteja, valvomaan
haluttuja raja-arvoja, siirtämään tietoja paikasta toiseen ja vaikkapa lähettämään
tarvittavia hälytyksiä erilaisille käyttäjäryhmille.
Jotta teknologiasta olisi aidosti hyötyä ja se järkevöittäisi
työtämme, meidän pitäisi rohkeasti tuulettaa ajatuksiamme ja reippaasti
uudistaa monia perinteikkäitä toimintatapojamme – muuten digitalisaatio jää
helposti papereiden pyörittämiseksi tietokoneella. Toki vanhojen järjestelmien
virittäminen uudenlaisiin toimintatapoihin vaatii monesti hieman enemmän ponnisteluja,
mutta koska Digipalveluiden konkarit tuntevat ydinjärjestelmämme myös
konepellin alta, käsissämme on teknisessä mielessä vain hidasteita, ei esteitä.
Valtakunnallisessa
digikehityksessä aktiivisesti mukana
Samalla kun me Gradiassa etsimme jatkuvasti keinoja
sujuvoittaa omaa toimintaamme digitalisaation avulla, kansallisesti tehdään
samaa ministeriöiden ohjauksessa. Koulutuksen kentässä Opetushallitus kehittää nopealla
syklillä sähköisiä palveluja sekä oppijoille että hallinnon tarpeisiin.
Pääasiassa kuitenkin kaikkiin kehitettäviin sähköisiin palveluihin sisällön
tuottavat ja tiedonsiirtorajapinnoista kansallisten palveluiden ja omien
tietojärjestelmiensä välille huolehtivat yksittäiset koulutuksen järjestäjät –
kuten Gradia.
Gradian Digipalvelut on saanut kunnian olla mukana lukuisissa
OKM:n ja OPH:n sähköisten palveluiden kehitysprojekteissa. Olemme voineet viedä
kehitystyöhön oppilaitosten arjen näkökulmaa ja pystyneet myös tuomaan kehitystyöstä
terveisiä takaisin omille oppilaitoksillemme ja verkostoillemme. Lisäksi olemme
myös itse pysyneet hyvin kartalla siitä, mitä toimintaamme suoraan tai
välillisesti vaikuttavia kehitystoimia valtakunnan tasolla on meneillään.
Olemme näin pystyneet valmistautumaan moniin muutoksiin sekä järjestelmätasolla
että muussa toiminnassa hyvissä ajoin.
Digipalvelut on aktiivinen verkostoituja myös koulutuksen järjestäjien keskuudessa. Arvostamme korkealle luottamuksellisia suhteitamme niin tietohallinnon, opetusteknologian kuin opintohallinnonkin asiantuntijoihin ja päätöksentekijöihin. Verkostojemme kautta kuulemme käytännön kokemuksista ja saamme hyviä vinkkejä oppilaitoksilta, jotka painivat kanssamme aivan samojen haasteiden kanssa. Tai jos kenelläkään ei ole valmiita vastauksia, ratkomme monia pulmia avoimesti yhdessä. Kaikki voittavat.
Gradialla rohkeutta organisoida toimintaa uudella tavalla
Toisen asteen koulutuksen poikkeuksellisen hyvän tuntemuksen lisäksi yksi Gradian Digipalveluiden ehdottomista vahvuuksista tämän päivän haasteiden keskellä on osaamisemme monipuolisuus. Samassa työyhteisössä työskentelevät niin konepellin alla moottorin toimintakunnosta huolehtivat tekniset osaajat, ”huoltoaseman henkilöstö” kuin palvelujen hyödyntämisessä tukevat opintohallinnon asiantuntijat ja opettajataustaiset digikoordinaattorit. Piristysruiskeen digijoukkueeseemme tuovat Gradian valmentavien ja tutkintokoulutusten opiskelijat, jotka pääsevät kanssamme kiinni alan aitoihin työtehtäviin ja voivat samalla harjoitella työelämän pelisääntöjä ja työyhteisötaitoja turvallisessa ja kannustavassa ympäristössä.
Gradian rohkea ratkaisu sijoittaa opetusteknologian ja opintohallinnon asiantuntijat Digipalveluiden yhteyteen tarkoittaa luonnollisesti myös henkilöstökustannusten siirtymistä näiltä osin oppilaitoksilta Digipalveluille. Tämä valinta näkyy toivottavasti monella tasolla entistä parempana palveluna oppilaitoksillemme! Muilta osin Digipalveluiden budjetti on pidetty hyvin maltillisena – yhteisestä potista maksetaan käytännössä vain kaikille yhteisten järjestelmien ylläpito- ja rajapintakustannukset sekä kaikille välttämättömät tietoliikenne- ja puhelinkulut. Digitalisaation valjastaminen organisaatiomme hyödyksi vaatii kuitenkin jatkuvasti vähintään pientä kehitystyötä ja uusien rajapintojen rakentamista järjestelmien välille. Ja vaikka emme omia toimintatapojamme jostain syystä kehittäisikään, koulutuksen kansallisten sähköisten palveluiden käyttöönotto vaatii meiltä joka tapauksessa samoja peliliikkeitä.
Kuntaliiton tietotekniikkakartoituksen 2018 mukaan kansallisista muutoksista pelkästään uuden tiedonhallintalain voimaantulo tuo kuntasektorille väistämättä lisää koulutus- ja resurssitarpeita sekä suoria valvonta- ja muutoskustannuksia, tietoturva-auditointikustannuksia sekä kehittämisen konsultointikustannuksia. Ja vastaavia muutoksia on samanaikaisesti meneillään lukuisia: EU:n uusi tietosuoja-asetus, KOSKI-palvelun käyttöönotto, ammatillisen koulutuksen rahoitusperusteen muutosten ja uusien raportointivaatimusten vaikutukset järjestelmiin, eHOKS-palvelun käyttöönotto tulevan vuoden aikana, ammatillisen koulutuksen vuosityöaikaan siirtyminen 1.8.2019 – ja lukiokoulutuksen vastaavia odotellessa. Digitalisaation kanssa on juostava pysyäkseen edes paikoillaan.
Yhteistyö on avain
onneen
Gradian Digipalvelut on olemassa Gradian oppilaitoksia varten. Hoidamme tietotekniikkaan ja -järjestelmiin liittyvät kilpailutukset, sopimusneuvottelut, hankinnat ja muun säädön toimittajien kanssa Gradian kokonaistaloudellinen etu huomioiden. Huolehdimme tietojärjestelmistä ja niiden välisistä rajapinnoista, ylläpidämme tietoliikenneyhteyksiä ja käyttöoikeuksia, perehdymme yhteisessä käytössämme oleviin ohjelmistoihin ja tuemme henkilöstöä niiden käytössä mahdollisuuksien mukaan. Kaikessa tavoitteenamme on tehdä henkilöstömme ja opiskelijoidemme elämästä jatkuvasti hieman helpompaa.
Parhaaseen tulokseen pääsemme kuitenkin vain yhteistyöllä. Kun mikään järjestelmä tai hilavitkutin ei tuo onnea pelkällä olemassaolollaan, hyvällä yhteistyöllä teknisten osaajien ja sisällön asiantuntijoiden kanssa pystymme kokoamaan Gradian tarpeita parhaiten palvelevat palvelut, auttamaan valitsemaan kuhunkin tarpeeseen oikeat työkalut ja myös tukemaan oikealla tavalla niiden hyödyntämisessä.
Jokaisen vastuulle jää vain rohkeasti hyödyntää näitä työvälineitä omassa arjessaan.
Yhdessä meitä ei pysäytä mikään!
Hanna Rajala, digipalvelupäällikkö
Gradian Digipalvelut
