”Pyrimme omaksumaan uutta ja uudistamaan toimintaamme rohkeasti asiakkaan hyväksi” , sanoo Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian johtaja Vesa Saarikoski.  Näkyvimpiä uudistuksia ovat keskitetyt opiskelijapalvelut sekä työelämä- ja yrityspalvelut.

Saarikosken ajatuksista on hyvä lähteä peilaamaan kuluneita alkuvuoden viikkoja, jolloin hakupalveluita on koottu osaksi opiskelijapalveluita.

Opiskelijahankinta on jokaiselle koulutuksen järjestäjälle strategisesti merkittävää  – vaikuttaahan se suoraan tulosrahoitukseen. Muun muassa siksi uusien toimintojen liittäminen Gradian kokonaisuuteen vaatii näkemystä ja taitoa viedä asioita suunnitelmallisesti eteenpäin muutoksen ja uudelleenorganisoitumisen aiheuttamista näkemyseroista huolimatta. Mahdolliset näkemyserot tulee nähdä osana muutosprosessia ja kutsuna entistä tiiviimpään yhteistyöhön ja keskusteluun.  Niille on suuri tarve, koska likipitäen kaikki on muuttunut.

Vuoden 2018 alusta astui voimaan ammatillisen koulutuksen reformilainsäädäntö, organisaatio uudistui Gradiaksi, keskeiset opiskelijajärjestelmät yhdistettiin ammatillisen koulutuksen osalta, Gradian verkkosivut uudistettiin ja hakupalveluiden uudet tilat otettiin käyttöön Jyväskylässä osoitteessa Sepänkatu 3. Yhdessä yössä vuoden vaihteessa tapahtui aika paljon!  Hakupalvelut onkin saanut olla uudistuksen hermokeskuksessa ja reagoimassa etulinjassa sekä sisäiseen että ulkoiseen tiedontarpeeseen.

Hakupalvelut tarjoaa neuvonta- ja ohjauspalvelut kaikille hakijoille (yhteishaku, jatkuva haku, koulutusmarkkinointi sekä hakeutumisvaiheen ohjaus). Hakupalvelut myös ohjaa koulutuksesta kiinnostuneen hakijan hänen tavoitteitaan ja urasuunnitelmiaan edistävään koulutukseen.

Osaamistarpeiden kartoitus tehdään kysyntälähtöisesti. Samalla hakupalvelut varmistaa prosessin asiakaslähtöisen toimivuuden niin, että hakijoista otetaan koppi koko ajan.

Keskeistä on palvella hakijaa sujuvasti ja oikea-aikaisesti sekä viestiä yhdenmukaisesti. Koulutusmarkkinointi ja hakuinfojen järjestäminen ovat myös tärkeitä.

Hakupalvelujen kokonaisuus, vielä vuoden alkaessa vähän ”epämääräinen mammutti”, on siis muodostunut ja muodostumassa pala palalta monipuolisen asiantuntijatiimin voimin.

Hakupalvelujen keskitettyyn sähköpostiin kertyi ensimmäisten viikkojen aikana satakunta yhdenottoa viikoittain, ja hakupalvelujen palveleva puhelin soi koko ajan. Pystyimme kuitenkin pienellä osaajajoukolla vastaamaan alkuviikkojen haasteisiin. Avaintekijä on ollut yhteinen tavoite, keskinäinen osaamisen arvostus ja tuo edellä mainittu empatiakin.

Hakeutumisen opinto-ohjauksen resurssit ovat vielä tällä hetkellä alimitoitetut ja sirpaleiset, mikä on haastanut hakeutumisen tiimimäisen työskentelyn jäsentämistä. Tällä hetkellä hakupalveluissa työskentelee neljä kokoaikaista ja viisi osa-aikaista asiantuntijaa. Kahdella kokoaikaisella työntekijällä on lisäksi muuta hanketyötä. Ohjaamo Jyväskylä -toiminnan opinto-ohjaus kytkeytyy hakupalveluihin. Kehittämisote on taattu, mutta arki on taiteilua riittämättömyydentunteen ja työtuntien riittävyyden kanssa.

Kokonaisuuden haltuunotto ja uuden toimintatavan luominen vaativat vahvat resurssit ja yhteistä aikaa. Kehittämisvaiheessa tiivis tiimi on viisautta, ja se mahdollistaa uusien käytäntöjen testaamisen ja nopean reagoinnin.

Hakupalveluiden tähän mennessä ainoan kokonaisen kehittämispäivän päätteeksi kiteytettiin tiimin jäsenten vihreät (positiiviset) ja punaiset (negatiiviset) tunnelmat: vihreissä lapuissa päällimmäisenä olivat ajatukset hyvä porukka, avoin ilmapiiri ja osaavat ihmiset; punaiset laput sisälsivät eniten sanoja epävarmuus ja sekavuus.

Reflektiolle, jatkokehittelylle ja tuotteistamiselle varaamme keväällä aikaa.  Ne luovat yhteistyöhenkeä, auttavat näkemään kokonaisuuden, yhteiset tavoitteet ja suunnan, johon olemme matkalla, vaikka joskus myrskyääkin.