Tag Archives: digipalvelut

Ylioppilaskirjoitukset Digipalveluiden arjessa

Ensimmäinen viikko ylioppilaskirjoituksia takana ja viidet kirjoitukset vielä edessä. Kaksi kertaa vuodessa urakoidaan lukion ylioppilaskirjoituksia varten useampi kirjoitussali ja palvelintietokoneet kuntoon. Nythän on jo ihan arkipäivää, että ylioppilaskirjoitukset tehdään tietokoneella ja niitä varten lukiolaiset harjoittelevatkin heti ensimmäisistä kursseista alkaen. 

Digipalveluissa koordinoin sähköisten ylioppilaskirjoitusten järjestämistä siltä osin, mitä palvelimien ja salien rakentaminen verkkojen osalta vaatii. Jokaiselle kirjoituspisteelle on vedettävä oma johto opiskelijan koneen kytkemistä varten ja paikkoja isoimmassa salissa on lähemmäs kaksisataa. Tänä syksynä meillä on käytössä kolme salia; 50-200 paikkaa sekä useampi luokka ja vielä pienempiä tiloja erillistilan tarvitsijoita varten. Yhteensä kirjoittajia on tänä vuonna pahimpana (tai parhaimpana) päivänä 426. Tuolloin kirjoitetaan reaalin aineita, kuten kemiaa, yhteiskuntaoppia ja terveystietoa. 

Jokaisessa tilassa, missä kirjoitetaan, tarvitaan tietokoneet palvelimiksi. Nämä palvelimet asennetaan Ylioppilaslautakunnan ohjeiden mukaan ja jokaisessa tilassa niitä on kaksi. Toinen on varapalvelin, joka varmuuskopioi koko ajan pääpalvelimen tietoja, siis opiskelijoiden koevastauksia. Palvelintietokoneiden lisäksi tiloihin tarvitaan näytöt, näppäimistöt, hiiret, varavirtalaitteet ja kytkimet pyörittämään ympäristöä. Jokainen palvelintietokone pitää testata ennakkoon kuormitustestillä, millä haarukoidaan koeympäristön palvelimien kuntoa ja kestoa selvitä raskaista tiedonsiirroista, joita esimerkiksi videoiden katselu aiheuttaa. Kyllä vaan, nykypäivänä kun koetehtävä saattaa olla kokonaan videon muodossa! 

Tänä vuonna tehtiin töitä juurikin tuon kuormitustestin kanssa. Koeympäristön muuttuessa ja päivittyessä oli monen tunnin työn takana löytää oikeat asetukset Naksu-ohjelmasta, jolla käynnistetään koeympäristö. Onneksi Ylioppilaslautakunnan hyvien ohjeiden avustuksella oikeat säädöt ja asetukset löytyivät. Kieltämättä tämä on semmoinen työtehtävä, mikä saa pulssin nousemaan. Ehkä kuitenkin ihan hyvällä tavalla. Semmoista tervettä jännitystä. Kuormitustestiin tulee aina uusi lukema minuutin välein ja se tuntui välillä kovinkin pitkältä! 

Rakennusporukassa meiltä on mukana oikeastaan koko Digipalveluiden väki. On ihana kuulla kommentteja, kuten että ”täähän on ihan mukavaa puuhaa” tai että ”mielelläni lähden auttamaan”. Kaikki tietävät, että tätä tehdään yhdessä ja on lukiokoulutuksen kannalta tärkeimpiä työtehtäviä. Kiitosta on saatu myös kaikilta lukioilta ja se jos mikä on mukava välittää meille kaikille eteenpäin. 

Viime kevään kirjoitukset sujuivat melkeinpä kuin vettä vaan, tuolloin oli eka kerta, kun kirjoitettiin kaikki sähköisesti. Matematiikka tuli mukaan viimeisenä. Kirjoitusaamutkin sujuivat hyvin, opiskelijat muistivat tuoda tietokoneet lisälaitteineen (kuulokkeet, erilliset hiiret, adapterit) ja osasivat käynnistää koejärjestelmän hyvin. Tiesivät siis esimerkiksi, miten oma tietokone käynnistetään USB-tikulta, jotka Ylioppilaslautakunta toimittaa. Kevääseen verrattuna on nyt saanut huomata, että ensikertalaisia on paljon. Vielä tarvitaan jonkin verran harjoitusta oman koneen käynnistämiseen sekä oikeanlaisten lisälaitteiden hankkimiseen.

Tiistaina on vuorossa matematiikka. Tuolloin herätään ajoissa, jota ehditään kirjoitussaliin ennen kahdeksaa katsomaan, että onhan palvelimet käynnissä ja kunnossa. Käynnistetään kokeen valvojien koneet ja autetaan rehtoreita ja opettajia tarpeen mukaan. Melkeinpä joka kerta ainakin jollekulle opiskelijalle vaihdetaan koulun varakone käyttöön ja vaihdetaan koetikkuja uusiin. Ennen yhdeksää kaikki on kuitenkin kunnossa ja koe voi alkaa. Tämän jälkeen muiden työtehtävien ohella odotetaan, että rehtori tai valvoja soittaa jokaisesta salista koepäivän päätteeksi, että kaikki ovat kirjoittaneet. Tuossa vaiheessa se jännityskin taas helpottaa. Jälleen yhdet kokeet hienosti läpi! 

Ensi kevään kirjoituksia varten tehdään uusien palvelinkoneiden hankintoja, tehdään kuormitustestauksia ja katastrofiharjoituksia, valmistetaan johtonippuja saleihin ja opastetaan ja opitaan tämän vuoden kirjoituksista taas jotain uutta. Vaikka rutiinit ovatkin jo hyvin muodostuneet, löytyy aina jotain petrattavaa ja parannettavaa. Silti ihan hyvillä mielin odotan, että keväällä taas saadaan yhdessä rakentaa ja uurastaa koko Digipalveluiden väen kanssa. 

Laitemäärät kirjoitusten järjestämistä varten:

Palvelintietokoneita: 16 kpl (neljä kannettavaa) 
Näyttöjä: 15 kpl 
Hiiriä ja näppäimistöjä: 15 kpl 
UPS-varavirtoja: 13 kpl 
Kytkimiä: 30 kpl, portteja 1200 kpl
Verkkokaapeleita: 15 km 
Kaapelisukkaa verkkokaapelinippuihin 10 km 
Nipsut verkkojohdoille opiskelijan pöydälle: 700 kpl 
Kirjoituspaikkoja 7
Kirjoittajia parhaimmillaan 700 yhtä aikaa
(kolme isoa liikuntasalia sekä useampi luokkatila ja pienempiä tiloja erillistilojen tarvitsijoita varten)

Lisäksi lukioilla on varakannettavia, hiiriä, kuulokkeita, verkkoadaptereita useita kymmeniä. Ohjemäärä varalaitteille on 10% kirjoittajamäärästä.

Kirjoittajana IT-koordinaattori Noora Arela joka ylioppilaskirjoituksissa koordinoi Gradian Digipalveluiden osuuden käytännön järjestelyistä. 

Monipuolisella osaamisella digihypestä hyötyihin

13 000             aktiivista käyttäjätunnusta
9 000                tukipyyntöä vuosittain
4 600                työasemaa
700                   erilaista yhteistä ja alakohtaista ohjelmistoa
580                   tietoliikennekytkintä
110                   palvelinta
29                     asiantuntijaa

Digihypen aika alkaa vihdoin olla ohi. Vaikka robotit eivät ihan heti valtaakaan maailmaa, tietotekniikka ja digitalisaatio ovat tulleet jäädäkseen. Kysymys enää kuuluu, miten hyvin me osaamme digitalisaation omaksi hyödyksemme valjastaa. Olemmeko uskaltaneet tarttua uusiin työkaluihin riittävän rohkeasti ja kokeilla niiden tarjoamia mahdollisuuksia omassa arjessamme?

Digitalisaatio haastaa kokeilemaan uutta

Teknologian avulla voimme vähentää manuaalista, rutiininomaista työtä ja vapauttaa asiantuntijoiden aikaa sinne, missä sitä aidosti tarvitaan – kuten opiskelijoiden kohtaamiseen. Digityökalut ovat varsin yksinkertaisesti valjastettavissa tuottamaan säännöllisiä raportteja, valvomaan haluttuja raja-arvoja, siirtämään tietoja paikasta toiseen ja vaikkapa lähettämään tarvittavia hälytyksiä erilaisille käyttäjäryhmille.

Jotta teknologiasta olisi aidosti hyötyä ja se järkevöittäisi työtämme, meidän pitäisi rohkeasti tuulettaa ajatuksiamme ja reippaasti uudistaa monia perinteikkäitä toimintatapojamme – muuten digitalisaatio jää helposti papereiden pyörittämiseksi tietokoneella. Toki vanhojen järjestelmien virittäminen uudenlaisiin toimintatapoihin vaatii monesti hieman enemmän ponnisteluja, mutta koska Digipalveluiden konkarit tuntevat ydinjärjestelmämme myös konepellin alta, käsissämme on teknisessä mielessä vain hidasteita, ei esteitä.

Valtakunnallisessa digikehityksessä aktiivisesti mukana

Samalla kun me Gradiassa etsimme jatkuvasti keinoja sujuvoittaa omaa toimintaamme digitalisaation avulla, kansallisesti tehdään samaa ministeriöiden ohjauksessa. Koulutuksen kentässä Opetushallitus kehittää nopealla syklillä sähköisiä palveluja sekä oppijoille että hallinnon tarpeisiin. Pääasiassa kuitenkin kaikkiin kehitettäviin sähköisiin palveluihin sisällön tuottavat ja tiedonsiirtorajapinnoista kansallisten palveluiden ja omien tietojärjestelmiensä välille huolehtivat yksittäiset koulutuksen järjestäjät – kuten Gradia.

Gradian Digipalvelut on saanut kunnian olla mukana lukuisissa OKM:n ja OPH:n sähköisten palveluiden kehitysprojekteissa. Olemme voineet viedä kehitystyöhön oppilaitosten arjen näkökulmaa ja pystyneet myös tuomaan kehitystyöstä terveisiä takaisin omille oppilaitoksillemme ja verkostoillemme. Lisäksi olemme myös itse pysyneet hyvin kartalla siitä, mitä toimintaamme suoraan tai välillisesti vaikuttavia kehitystoimia valtakunnan tasolla on meneillään. Olemme näin pystyneet valmistautumaan moniin muutoksiin sekä järjestelmätasolla että muussa toiminnassa hyvissä ajoin.

Digipalvelut on aktiivinen verkostoituja myös koulutuksen järjestäjien keskuudessa. Arvostamme korkealle luottamuksellisia suhteitamme niin tietohallinnon, opetusteknologian kuin opintohallinnonkin asiantuntijoihin ja päätöksentekijöihin. Verkostojemme kautta kuulemme käytännön kokemuksista ja saamme hyviä vinkkejä oppilaitoksilta, jotka painivat kanssamme aivan samojen haasteiden kanssa. Tai jos kenelläkään ei ole valmiita vastauksia, ratkomme monia pulmia avoimesti yhdessä. Kaikki voittavat.

Gradialla rohkeutta organisoida toimintaa uudella tavalla

Toisen asteen koulutuksen poikkeuksellisen hyvän tuntemuksen lisäksi yksi Gradian Digipalveluiden ehdottomista vahvuuksista tämän päivän haasteiden keskellä on osaamisemme monipuolisuus. Samassa työyhteisössä työskentelevät niin konepellin alla moottorin toimintakunnosta huolehtivat tekniset osaajat, ”huoltoaseman henkilöstö” kuin palvelujen hyödyntämisessä tukevat opintohallinnon asiantuntijat ja opettajataustaiset digikoordinaattorit. Piristysruiskeen digijoukkueeseemme tuovat Gradian valmentavien ja tutkintokoulutusten opiskelijat, jotka pääsevät kanssamme kiinni alan aitoihin työtehtäviin ja voivat samalla harjoitella työelämän pelisääntöjä ja työyhteisötaitoja turvallisessa ja kannustavassa ympäristössä.

Gradian rohkea ratkaisu sijoittaa opetusteknologian ja opintohallinnon asiantuntijat Digipalveluiden yhteyteen tarkoittaa luonnollisesti myös henkilöstökustannusten siirtymistä näiltä osin oppilaitoksilta Digipalveluille. Tämä valinta näkyy toivottavasti monella tasolla entistä parempana palveluna oppilaitoksillemme! Muilta osin Digipalveluiden budjetti on pidetty hyvin maltillisena – yhteisestä potista maksetaan käytännössä vain kaikille yhteisten järjestelmien ylläpito- ja rajapintakustannukset sekä kaikille välttämättömät tietoliikenne- ja puhelinkulut. Digitalisaation valjastaminen organisaatiomme hyödyksi vaatii kuitenkin jatkuvasti vähintään pientä kehitystyötä ja uusien rajapintojen rakentamista järjestelmien välille. Ja vaikka emme omia toimintatapojamme jostain syystä kehittäisikään, koulutuksen kansallisten sähköisten palveluiden käyttöönotto vaatii meiltä joka tapauksessa samoja peliliikkeitä.

Kuntaliiton tietotekniikkakartoituksen 2018 mukaan kansallisista muutoksista pelkästään uuden tiedonhallintalain voimaantulo tuo kuntasektorille väistämättä lisää koulutus- ja resurssitarpeita sekä suoria valvonta- ja muutoskustannuksia, tietoturva-auditointikustannuksia sekä kehittämisen konsultointikustannuksia. Ja vastaavia muutoksia on samanaikaisesti meneillään lukuisia: EU:n uusi tietosuoja-asetus, KOSKI-palvelun käyttöönotto, ammatillisen koulutuksen rahoitusperusteen muutosten ja uusien raportointivaatimusten vaikutukset järjestelmiin, eHOKS-palvelun käyttöönotto tulevan vuoden aikana, ammatillisen koulutuksen vuosityöaikaan siirtyminen 1.8.2019 – ja lukiokoulutuksen vastaavia odotellessa. Digitalisaation kanssa on juostava pysyäkseen edes paikoillaan.

Yhteistyö on avain onneen

Gradian Digipalvelut on olemassa Gradian oppilaitoksia varten. Hoidamme tietotekniikkaan ja -järjestelmiin liittyvät kilpailutukset, sopimusneuvottelut, hankinnat ja muun säädön toimittajien kanssa Gradian kokonaistaloudellinen etu huomioiden. Huolehdimme tietojärjestelmistä ja niiden välisistä rajapinnoista, ylläpidämme tietoliikenneyhteyksiä ja käyttöoikeuksia, perehdymme yhteisessä käytössämme oleviin ohjelmistoihin ja tuemme henkilöstöä niiden käytössä mahdollisuuksien mukaan. Kaikessa tavoitteenamme on tehdä henkilöstömme ja opiskelijoidemme elämästä jatkuvasti hieman helpompaa.

Parhaaseen tulokseen pääsemme kuitenkin vain yhteistyöllä. Kun mikään järjestelmä tai hilavitkutin ei tuo onnea pelkällä olemassaolollaan, hyvällä yhteistyöllä teknisten osaajien ja sisällön asiantuntijoiden kanssa pystymme kokoamaan Gradian tarpeita parhaiten palvelevat palvelut, auttamaan valitsemaan kuhunkin tarpeeseen oikeat työkalut ja myös tukemaan oikealla tavalla niiden hyödyntämisessä.

Jokaisen vastuulle jää vain rohkeasti hyödyntää näitä työvälineitä omassa arjessaan.
Yhdessä meitä ei pysäytä mikään!

Hanna Rajala, digipalvelupäällikkö
Gradian Digipalvelut