Tag Archives: digitalisaatio

Tietosuoja rakentuu sisältä käsin

Tietoturva ja tietosuoja ovat nykyään polttavan ajankohtaisia käytännössä päivittäin. Ajankohtaiset valtakunnalliset ja omallekin kohdallemme osuneet tapahtumat koskettavat ja puhuttavat meitä kaikkia, ja pistävät pohtimaan myös sitä, missä jamassa Gradian tietoturva ja tietosuoja ovat, ja miten ne varmistetaan.

Kivijalka rakennetaan konepellin alla

Teknistä tietoturvaa varmistetaan Gradiassa monin eri keinoin. Tietokoneiden, tablettien ja älypuhelinten ajantasaisuus, mukaan lukien niillä olevien ja niiden kautta käytettävien lukuisten ohjelmistojen säännölliset päivitykset ja kehotukset käynnistää tietokoneita viikoittain uudelleen, ovat keskeinen osa arkeen näkyvää tietoturvan varmistamista.

Konepellin alla tietoturvaa varmistetaan jatkuvasti monin eri keinoin niin omilla kuin kumppaneidemmekin palvelimilla, ohjelmistoissa ja kaikessa tietoliikenteessä. Siinä missä palomuurit pitävät ei-toivotut käyttäjät ja tietoliikenteen pois meidän ympäristöstämme, virustorjunta suojaa meidän ympäristömme ulkopuolelta tulevia haittaohjelmia vastaan. Käyttäjätunnusten hallinta, käyttöoikeuksien rajoittaminen ja esimerkiksi kaksivaiheisen tunnistautumisen (MFA) käytön vaatiminen kaikilta gradialaisilta (myös opiskelijoiltamme) ovat keskeisiä keinoja tietoturvan ja -suojan varmistamiseksi. Teknisesti pilvipalveluidemme tietoturva on vastikään arvioitu erinomaiseksi – mutta samalla on muistettava, että tällä osa-alueella kehittämistä ei koskaan voi lopettaa. On juostava pysyäkseen edes paikallaan.

Jokainen meistä on tärkeä – tietosuoja tarkastelee myös toimintatapoja

Toiminnallisesti vastuu tietosuojasta jakautuu meille jokaiselle. Kysymys on siitä, mitä tapahtuu penkin ja näppäimistön välissä tai ihmisten välisessä kommunikaatiossa – miten hyvää huolta pidämme haltuumme luovutetuista tiedoista. Mikään automatiikka ei pysty loppuun asti varmistamaan tietosuojaa, vaan tietosuoja on vahvasti riippuvainen meidän jokaisen omassa arjessa tekemistämme ratkaisuista. Mihin syötän tai kerron tunnukseni? Mitä annan nähdä olkani takaa näytölläni tai mitä papereita jätän lojumaan näkyville? Mitä linkkejä klikkailen ja miten huolellisesti arvioin, mitä tietoja voi lähettää salaamattomana sähköpostitse? Miten yksityiskohtaisesti puhun omista tai jonkun toisen asioista julkisilla paikoilla? Jätänkö tietokoneeni lukitsematta, kun poistun sen ääreltä?

Pidetään siis yhdessä Gradian tietosuojasta huolta! 

Hanna Rajala, digipalvelupäällikkö
Gradian tietosuojaryhmän jäsen

Gradian digiajan open piirsi meille Linda Saukko-Rauta @saurau (c) 2019

Oppilaitoksen IT-päivät Microsoftilla

Microsoft järjesti 13.-14.11.2019 Oppilaitosten IT-päivät, jonne osallistui opettajia ja tietohallinnon henkilöstöä eri oppilaitoksista ja koulutusasteilta. Gradialta tilaisuudessa oli Merja Hakanen ja Antti Lehtinen Digipalveluista.

Microsoftin edustajat kertoivat kuulumisista oppilaitoksilta. Kentällä on paljon kiinnostusta analytiikan hyödyntämiseen sekä oppimisanalytiikan että talousraportoinnin alueilla. Saimme myös vinkkejä muutamista juuri julkaistuista tai tulossa olevista ominaisuuksista Office-tuotteisiin, joista yksi toivotuimpia oli yksityiset kanavat Teams-sovelluksessa. Microsoft järjestää marraskuun lopussa lisäksi erilliset koulutuspäivät Teamsista, joihin voi osallistua myös etänä.

Päivillä käytiin läpi teknisestä näkökulmasta työasemien hallintaa sekä Azure-palveluita sekä niihin liittyviä uusia ominaisuuksia.

Sekä oppiminen että teknologiat kehittyvät kovaa vauhtia. Mitkä ovat ne taidot, joita tarvitsemme tulevaisuudessa?

Päivillä oli esillä useita Microsoftin kumppaneita, jotka esittelivät omia ja Microsoftin kanssa yhteistyössä tehtyjä ratkaisuja.

Turvallisesti digitaalisissa ympäristöissä

Onrego esitteli Virtual Desktop-ratkaisujaan ja näytti esimerkin, kuinka sovelluksia voi käyttää virtuaalipalvelimen kautta. KPMG  piti tietoturvapuheenvuoron, jossa esiteltiin millaiset erilaiset tahot voivat tehdä kyberhyökkäyksiä. Hyökkääjät valmistautuvat nykyään hyökkäyksiin huolella ja etsivät käyttökelpoista tietoa kohteesta etukäteen. Hyökkäyksissä hyödynnetään erilaisia psykologisen vaikuttamisen keinoja, kuten vastavuoroisuuden tunnetta, esiintymistä auktoriteettina ja/tai miellyttävyyttä. Kalasteluyrityksiä tehdään nykyään eniten sähköpostin kautta, mutta myös puheluilla tai tekstiviesteillä, jotka näyttävät tulevan oikealta käyttäjältä. Organisaation tietoturvaratkaisujen ja -toimintatapojen tulee olla kunnossa vastatakseen näihin erilaisiin uhkiin.

Opiskelijan osaaminen näkyväksi

Workseed esitteli sovelluksensa, joka on tarkoitettu mm. opiskelijan osaamisen kehittymisen ja työpaikoilla tapahtuvan oppimisen seurantaan. Päivillä esiteltiin myös muutamia oppimisalustoja, jotka ovat yhteensopivia Microsoft- sovellusten tai käyttäjähallinnan kanssa. TechClass:n visiona on luoda yhteyksiä akateemisen maailman ja työelämän välillä tarjoamalla koulutusta pinnalla oleviin teknologioihin. He tarjoavat omaa oppimisalustaa sekä työpajoja ajankohtaisiin aiheisiin, kuten IoT.  Claned:n edustaja piti innostavan puheen nykyaikaisesta oppimisesta. Hänen mielestään oppimisteknologia pitäisi olla jotain muuta kuin sovellusten valintaa. Enemmän pitäisi kiinnittää tulosten mittaamiseen ja analysointiin. Kertooko kurssin kävijämäärä siitä, että oppiko opiskelijat siellä? Claned suuntaa nykyään teknisen alustamyynnin sijaan kokonaisvaltaisempaan koulutusmuotoilun ratkaisuihin, jossa oppimisanalytiikan avulla kehitetään laadullisesti hyviä oppimisjaksoja. Yrityskoulutusten tarjonnassa kilpailu on kovaa ja laadullisesti hyvät kurssit pärjäävät paremmin tässä kilpailussa.

Älykkäät ratkaisut tiedonhallinnassa

M-files on asiakirjojen ja tiedon hallintaan keskittynyt yritys, jonka sovelluksilla voi tallentaa ja hallita yrityksen dokumentteja eri laitteilla sekä mm. Teamsin sisällä. M-filesin edustaja esitteli myös sähköisen allekirjoituksen käyttöä ja hyötyjä oppilaitoksissa. Crayon Finland:n edustaja avasi nykyaikaisen tekoälyn mahdollisuuksia ja rajoituksia. Tekoälysovellukset ovat vauhdilla valtaamassa osaa vapaa-ajastamme ja hänen mukaan opiskelijoiden tulisi saada jo oppilaitoksissa valmiuksia sen soveltamiseen.

Minecraftin mahdollisuudet opetuksessa

Microsoftin edustajat muistuttivat myös Minecraft Education Editionin käytöstä. Gradiassa kaikki opiskelijat ja opettajat voivat käyttää Minecraftin opetusversiota, jossa on rakentamisen lisäksi harjoitella koodaustaitoja sisäänrakennetulla koodaustyökalulla sekä kemian tehtäviä Chemistry in Minecraft-osiossa. Voit ladata Minecraft Education Editionin Microsoft Storen kautta omalle koneellesi ja kirjautua oppilaitoksen tunnuksilla sovellukseen.  Miten sinä hyödyntäisit Minecraftia omalla alallasi?

Monipuolisella osaamisella digihypestä hyötyihin

13 000             aktiivista käyttäjätunnusta
9 000                tukipyyntöä vuosittain
4 600                työasemaa
700                   erilaista yhteistä ja alakohtaista ohjelmistoa
580                   tietoliikennekytkintä
110                   palvelinta
29                     asiantuntijaa

Digihypen aika alkaa vihdoin olla ohi. Vaikka robotit eivät ihan heti valtaakaan maailmaa, tietotekniikka ja digitalisaatio ovat tulleet jäädäkseen. Kysymys enää kuuluu, miten hyvin me osaamme digitalisaation omaksi hyödyksemme valjastaa. Olemmeko uskaltaneet tarttua uusiin työkaluihin riittävän rohkeasti ja kokeilla niiden tarjoamia mahdollisuuksia omassa arjessamme?

Digitalisaatio haastaa kokeilemaan uutta

Teknologian avulla voimme vähentää manuaalista, rutiininomaista työtä ja vapauttaa asiantuntijoiden aikaa sinne, missä sitä aidosti tarvitaan – kuten opiskelijoiden kohtaamiseen. Digityökalut ovat varsin yksinkertaisesti valjastettavissa tuottamaan säännöllisiä raportteja, valvomaan haluttuja raja-arvoja, siirtämään tietoja paikasta toiseen ja vaikkapa lähettämään tarvittavia hälytyksiä erilaisille käyttäjäryhmille.

Jotta teknologiasta olisi aidosti hyötyä ja se järkevöittäisi työtämme, meidän pitäisi rohkeasti tuulettaa ajatuksiamme ja reippaasti uudistaa monia perinteikkäitä toimintatapojamme – muuten digitalisaatio jää helposti papereiden pyörittämiseksi tietokoneella. Toki vanhojen järjestelmien virittäminen uudenlaisiin toimintatapoihin vaatii monesti hieman enemmän ponnisteluja, mutta koska Digipalveluiden konkarit tuntevat ydinjärjestelmämme myös konepellin alta, käsissämme on teknisessä mielessä vain hidasteita, ei esteitä.

Valtakunnallisessa digikehityksessä aktiivisesti mukana

Samalla kun me Gradiassa etsimme jatkuvasti keinoja sujuvoittaa omaa toimintaamme digitalisaation avulla, kansallisesti tehdään samaa ministeriöiden ohjauksessa. Koulutuksen kentässä Opetushallitus kehittää nopealla syklillä sähköisiä palveluja sekä oppijoille että hallinnon tarpeisiin. Pääasiassa kuitenkin kaikkiin kehitettäviin sähköisiin palveluihin sisällön tuottavat ja tiedonsiirtorajapinnoista kansallisten palveluiden ja omien tietojärjestelmiensä välille huolehtivat yksittäiset koulutuksen järjestäjät – kuten Gradia.

Gradian Digipalvelut on saanut kunnian olla mukana lukuisissa OKM:n ja OPH:n sähköisten palveluiden kehitysprojekteissa. Olemme voineet viedä kehitystyöhön oppilaitosten arjen näkökulmaa ja pystyneet myös tuomaan kehitystyöstä terveisiä takaisin omille oppilaitoksillemme ja verkostoillemme. Lisäksi olemme myös itse pysyneet hyvin kartalla siitä, mitä toimintaamme suoraan tai välillisesti vaikuttavia kehitystoimia valtakunnan tasolla on meneillään. Olemme näin pystyneet valmistautumaan moniin muutoksiin sekä järjestelmätasolla että muussa toiminnassa hyvissä ajoin.

Digipalvelut on aktiivinen verkostoituja myös koulutuksen järjestäjien keskuudessa. Arvostamme korkealle luottamuksellisia suhteitamme niin tietohallinnon, opetusteknologian kuin opintohallinnonkin asiantuntijoihin ja päätöksentekijöihin. Verkostojemme kautta kuulemme käytännön kokemuksista ja saamme hyviä vinkkejä oppilaitoksilta, jotka painivat kanssamme aivan samojen haasteiden kanssa. Tai jos kenelläkään ei ole valmiita vastauksia, ratkomme monia pulmia avoimesti yhdessä. Kaikki voittavat.

Gradialla rohkeutta organisoida toimintaa uudella tavalla

Toisen asteen koulutuksen poikkeuksellisen hyvän tuntemuksen lisäksi yksi Gradian Digipalveluiden ehdottomista vahvuuksista tämän päivän haasteiden keskellä on osaamisemme monipuolisuus. Samassa työyhteisössä työskentelevät niin konepellin alla moottorin toimintakunnosta huolehtivat tekniset osaajat, ”huoltoaseman henkilöstö” kuin palvelujen hyödyntämisessä tukevat opintohallinnon asiantuntijat ja opettajataustaiset digikoordinaattorit. Piristysruiskeen digijoukkueeseemme tuovat Gradian valmentavien ja tutkintokoulutusten opiskelijat, jotka pääsevät kanssamme kiinni alan aitoihin työtehtäviin ja voivat samalla harjoitella työelämän pelisääntöjä ja työyhteisötaitoja turvallisessa ja kannustavassa ympäristössä.

Gradian rohkea ratkaisu sijoittaa opetusteknologian ja opintohallinnon asiantuntijat Digipalveluiden yhteyteen tarkoittaa luonnollisesti myös henkilöstökustannusten siirtymistä näiltä osin oppilaitoksilta Digipalveluille. Tämä valinta näkyy toivottavasti monella tasolla entistä parempana palveluna oppilaitoksillemme! Muilta osin Digipalveluiden budjetti on pidetty hyvin maltillisena – yhteisestä potista maksetaan käytännössä vain kaikille yhteisten järjestelmien ylläpito- ja rajapintakustannukset sekä kaikille välttämättömät tietoliikenne- ja puhelinkulut. Digitalisaation valjastaminen organisaatiomme hyödyksi vaatii kuitenkin jatkuvasti vähintään pientä kehitystyötä ja uusien rajapintojen rakentamista järjestelmien välille. Ja vaikka emme omia toimintatapojamme jostain syystä kehittäisikään, koulutuksen kansallisten sähköisten palveluiden käyttöönotto vaatii meiltä joka tapauksessa samoja peliliikkeitä.

Kuntaliiton tietotekniikkakartoituksen 2018 mukaan kansallisista muutoksista pelkästään uuden tiedonhallintalain voimaantulo tuo kuntasektorille väistämättä lisää koulutus- ja resurssitarpeita sekä suoria valvonta- ja muutoskustannuksia, tietoturva-auditointikustannuksia sekä kehittämisen konsultointikustannuksia. Ja vastaavia muutoksia on samanaikaisesti meneillään lukuisia: EU:n uusi tietosuoja-asetus, KOSKI-palvelun käyttöönotto, ammatillisen koulutuksen rahoitusperusteen muutosten ja uusien raportointivaatimusten vaikutukset järjestelmiin, eHOKS-palvelun käyttöönotto tulevan vuoden aikana, ammatillisen koulutuksen vuosityöaikaan siirtyminen 1.8.2019 – ja lukiokoulutuksen vastaavia odotellessa. Digitalisaation kanssa on juostava pysyäkseen edes paikoillaan.

Yhteistyö on avain onneen

Gradian Digipalvelut on olemassa Gradian oppilaitoksia varten. Hoidamme tietotekniikkaan ja -järjestelmiin liittyvät kilpailutukset, sopimusneuvottelut, hankinnat ja muun säädön toimittajien kanssa Gradian kokonaistaloudellinen etu huomioiden. Huolehdimme tietojärjestelmistä ja niiden välisistä rajapinnoista, ylläpidämme tietoliikenneyhteyksiä ja käyttöoikeuksia, perehdymme yhteisessä käytössämme oleviin ohjelmistoihin ja tuemme henkilöstöä niiden käytössä mahdollisuuksien mukaan. Kaikessa tavoitteenamme on tehdä henkilöstömme ja opiskelijoidemme elämästä jatkuvasti hieman helpompaa.

Parhaaseen tulokseen pääsemme kuitenkin vain yhteistyöllä. Kun mikään järjestelmä tai hilavitkutin ei tuo onnea pelkällä olemassaolollaan, hyvällä yhteistyöllä teknisten osaajien ja sisällön asiantuntijoiden kanssa pystymme kokoamaan Gradian tarpeita parhaiten palvelevat palvelut, auttamaan valitsemaan kuhunkin tarpeeseen oikeat työkalut ja myös tukemaan oikealla tavalla niiden hyödyntämisessä.

Jokaisen vastuulle jää vain rohkeasti hyödyntää näitä työvälineitä omassa arjessaan.
Yhdessä meitä ei pysäytä mikään!

Hanna Rajala, digipalvelupäällikkö
Gradian Digipalvelut