Monipuolisella osaamisella digihypestä hyötyihin

13 000             aktiivista käyttäjätunnusta
9 000                tukipyyntöä vuosittain
4 600                työasemaa
700                   erilaista yhteistä ja alakohtaista ohjelmistoa
580                   tietoliikennekytkintä
110                   palvelinta
29                     asiantuntijaa

Digihypen aika alkaa vihdoin olla ohi. Vaikka robotit eivät ihan heti valtaakaan maailmaa, tietotekniikka ja digitalisaatio ovat tulleet jäädäkseen. Kysymys enää kuuluu, miten hyvin me osaamme digitalisaation omaksi hyödyksemme valjastaa. Olemmeko uskaltaneet tarttua uusiin työkaluihin riittävän rohkeasti ja kokeilla niiden tarjoamia mahdollisuuksia omassa arjessamme?

Digitalisaatio haastaa kokeilemaan uutta

Teknologian avulla voimme vähentää manuaalista, rutiininomaista työtä ja vapauttaa asiantuntijoiden aikaa sinne, missä sitä aidosti tarvitaan – kuten opiskelijoiden kohtaamiseen. Digityökalut ovat varsin yksinkertaisesti valjastettavissa tuottamaan säännöllisiä raportteja, valvomaan haluttuja raja-arvoja, siirtämään tietoja paikasta toiseen ja vaikkapa lähettämään tarvittavia hälytyksiä erilaisille käyttäjäryhmille.

Jotta teknologiasta olisi aidosti hyötyä ja se järkevöittäisi työtämme, meidän pitäisi rohkeasti tuulettaa ajatuksiamme ja reippaasti uudistaa monia perinteikkäitä toimintatapojamme – muuten digitalisaatio jää helposti papereiden pyörittämiseksi tietokoneella. Toki vanhojen järjestelmien virittäminen uudenlaisiin toimintatapoihin vaatii monesti hieman enemmän ponnisteluja, mutta koska Digipalveluiden konkarit tuntevat ydinjärjestelmämme myös konepellin alta, käsissämme on teknisessä mielessä vain hidasteita, ei esteitä.

Valtakunnallisessa digikehityksessä aktiivisesti mukana

Samalla kun me Gradiassa etsimme jatkuvasti keinoja sujuvoittaa omaa toimintaamme digitalisaation avulla, kansallisesti tehdään samaa ministeriöiden ohjauksessa. Koulutuksen kentässä Opetushallitus kehittää nopealla syklillä sähköisiä palveluja sekä oppijoille että hallinnon tarpeisiin. Pääasiassa kuitenkin kaikkiin kehitettäviin sähköisiin palveluihin sisällön tuottavat ja tiedonsiirtorajapinnoista kansallisten palveluiden ja omien tietojärjestelmiensä välille huolehtivat yksittäiset koulutuksen järjestäjät – kuten Gradia.

Gradian Digipalvelut on saanut kunnian olla mukana lukuisissa OKM:n ja OPH:n sähköisten palveluiden kehitysprojekteissa. Olemme voineet viedä kehitystyöhön oppilaitosten arjen näkökulmaa ja pystyneet myös tuomaan kehitystyöstä terveisiä takaisin omille oppilaitoksillemme ja verkostoillemme. Lisäksi olemme myös itse pysyneet hyvin kartalla siitä, mitä toimintaamme suoraan tai välillisesti vaikuttavia kehitystoimia valtakunnan tasolla on meneillään. Olemme näin pystyneet valmistautumaan moniin muutoksiin sekä järjestelmätasolla että muussa toiminnassa hyvissä ajoin.

Digipalvelut on aktiivinen verkostoituja myös koulutuksen järjestäjien keskuudessa. Arvostamme korkealle luottamuksellisia suhteitamme niin tietohallinnon, opetusteknologian kuin opintohallinnonkin asiantuntijoihin ja päätöksentekijöihin. Verkostojemme kautta kuulemme käytännön kokemuksista ja saamme hyviä vinkkejä oppilaitoksilta, jotka painivat kanssamme aivan samojen haasteiden kanssa. Tai jos kenelläkään ei ole valmiita vastauksia, ratkomme monia pulmia avoimesti yhdessä. Kaikki voittavat.

Gradialla rohkeutta organisoida toimintaa uudella tavalla

Toisen asteen koulutuksen poikkeuksellisen hyvän tuntemuksen lisäksi yksi Gradian Digipalveluiden ehdottomista vahvuuksista tämän päivän haasteiden keskellä on osaamisemme monipuolisuus. Samassa työyhteisössä työskentelevät niin konepellin alla moottorin toimintakunnosta huolehtivat tekniset osaajat, ”huoltoaseman henkilöstö” kuin palvelujen hyödyntämisessä tukevat opintohallinnon asiantuntijat ja opettajataustaiset digikoordinaattorit. Piristysruiskeen digijoukkueeseemme tuovat Gradian valmentavien ja tutkintokoulutusten opiskelijat, jotka pääsevät kanssamme kiinni alan aitoihin työtehtäviin ja voivat samalla harjoitella työelämän pelisääntöjä ja työyhteisötaitoja turvallisessa ja kannustavassa ympäristössä.

Gradian rohkea ratkaisu sijoittaa opetusteknologian ja opintohallinnon asiantuntijat Digipalveluiden yhteyteen tarkoittaa luonnollisesti myös henkilöstökustannusten siirtymistä näiltä osin oppilaitoksilta Digipalveluille. Tämä valinta näkyy toivottavasti monella tasolla entistä parempana palveluna oppilaitoksillemme! Muilta osin Digipalveluiden budjetti on pidetty hyvin maltillisena – yhteisestä potista maksetaan käytännössä vain kaikille yhteisten järjestelmien ylläpito- ja rajapintakustannukset sekä kaikille välttämättömät tietoliikenne- ja puhelinkulut. Digitalisaation valjastaminen organisaatiomme hyödyksi vaatii kuitenkin jatkuvasti vähintään pientä kehitystyötä ja uusien rajapintojen rakentamista järjestelmien välille. Ja vaikka emme omia toimintatapojamme jostain syystä kehittäisikään, koulutuksen kansallisten sähköisten palveluiden käyttöönotto vaatii meiltä joka tapauksessa samoja peliliikkeitä.

Kuntaliiton tietotekniikkakartoituksen 2018 mukaan kansallisista muutoksista pelkästään uuden tiedonhallintalain voimaantulo tuo kuntasektorille väistämättä lisää koulutus- ja resurssitarpeita sekä suoria valvonta- ja muutoskustannuksia, tietoturva-auditointikustannuksia sekä kehittämisen konsultointikustannuksia. Ja vastaavia muutoksia on samanaikaisesti meneillään lukuisia: EU:n uusi tietosuoja-asetus, KOSKI-palvelun käyttöönotto, ammatillisen koulutuksen rahoitusperusteen muutosten ja uusien raportointivaatimusten vaikutukset järjestelmiin, eHOKS-palvelun käyttöönotto tulevan vuoden aikana, ammatillisen koulutuksen vuosityöaikaan siirtyminen 1.8.2019 – ja lukiokoulutuksen vastaavia odotellessa. Digitalisaation kanssa on juostava pysyäkseen edes paikoillaan.

Yhteistyö on avain onneen

Gradian Digipalvelut on olemassa Gradian oppilaitoksia varten. Hoidamme tietotekniikkaan ja -järjestelmiin liittyvät kilpailutukset, sopimusneuvottelut, hankinnat ja muun säädön toimittajien kanssa Gradian kokonaistaloudellinen etu huomioiden. Huolehdimme tietojärjestelmistä ja niiden välisistä rajapinnoista, ylläpidämme tietoliikenneyhteyksiä ja käyttöoikeuksia, perehdymme yhteisessä käytössämme oleviin ohjelmistoihin ja tuemme henkilöstöä niiden käytössä mahdollisuuksien mukaan. Kaikessa tavoitteenamme on tehdä henkilöstömme ja opiskelijoidemme elämästä jatkuvasti hieman helpompaa.

Parhaaseen tulokseen pääsemme kuitenkin vain yhteistyöllä. Kun mikään järjestelmä tai hilavitkutin ei tuo onnea pelkällä olemassaolollaan, hyvällä yhteistyöllä teknisten osaajien ja sisällön asiantuntijoiden kanssa pystymme kokoamaan Gradian tarpeita parhaiten palvelevat palvelut, auttamaan valitsemaan kuhunkin tarpeeseen oikeat työkalut ja myös tukemaan oikealla tavalla niiden hyödyntämisessä.

Jokaisen vastuulle jää vain rohkeasti hyödyntää näitä työvälineitä omassa arjessaan.
Yhdessä meitä ei pysäytä mikään!

Hanna Rajala, digipalvelupäällikkö
Gradian Digipalvelut

Mikä lukiossa muuttui viisijaksojärjestelmän myötä?

Suunnittelua

Noin vuosi sitten Jyväskylän Lyseon lukion aulatorilla kävi kova kuhina. Rehtori valmistautui esitykseen, ja satoja lukion opiskelijoita pakkautui tiiviisti puoliympyrän muotoon kuulemaan, mitä sanottavaa rehtoreilla olisi suunnitellusta viisijaksojärjestelmästä.

Ennen tätä tilaisuutta kuusijaksojärjestelmän muuttamista viisijaksojärjestelmään oli mietitty  viimeiset neljä vuotta. Muutosta ei kuitenkaan ollut haluttu lähteä tekemään ennen kuin opetussuunnitelman muutos ja lukioiden yhdistymiset sekä muutot uusiin tiloihin olivat tapahtuneet.

Opiskelijoiden tiedotustilaisuutta oli edeltänyt huolellinen suunnittelu. Asiasta oli keskustelu lukiokoulutuksen johtoryhmässä ja mietitty, minkälaisia vaikutuksia muutoksella olisi niin opiskelijoiden kuin opettajienkin päivittäiseen toimintaan. Asiasta keskusteltiin myös ammatillisen koulutuksen kanssa sekä kuultiin opettajia ja opiskelijoita. Viisijaksojärjestelmä oli käytössä valtaosassa Suomen lukioita, ja kommentit niiden koulujen rehtoreilta ja opettajilta, joissa oli vaihdettu viisijaksojärjestelmään, olivat poikkeuksetta viiden jakson puolesta.

Pelkoja

Asia aktivoi opiskelijat ja opettajatkin haastamaan toimenpiteen järkevyyttä.  Kuten aina, muutos pelottaa ja monet opiskelijat miettivät, miten se vaikuttaa heidän opiskeluunsa.

Tämän vuoksi yksittäiset opiskelijat pysäyttivät käytävällä kysyäkseen asiasta sekä jotkut ryhmät pyysivät selvittämään, mitä  muutos tarkoittaisi.  Kirjoitin rehtorina asiasta tiedotteen opiskelijoille ja vanhemmille. Tämä viesti selkeytti ainakin osin tilannetta, mutta vielä haluttiin tietää tarkemmin asioista ja saada oma ääni kuuluviin paremmin päätöksiä tehtäessä. Näin päädyin siihen, että pidämme avoimen tiedotustilaisuuden, johon kaikki ovat tervetulleita.

Harjun aulatorilla pidetty tilaisuus meni kuitenkin rauhallisissa merkeissä. Yhdessä apulaisrehtori Juhani Takkisen kanssa pystyimme ilmeisesti perusteluillamme rauhoittelemaan kuohuvia lukiolaisopiskelijoiden mieliä.

Käytännön muutokset

Muutos tehtiin ja lukuvuosi aloitettiin uusin kuvioin. Mikä sitten muuttui vai muuttuiko mikään?

Tässä vaiheessa vuotta voidaan sanoa, että moni asia muuttui. Kaikki ei kuitenkaan ole ollut aivan kitkatonta ja helppoa.

Opettajien näkökulmasta tuntien sisällöt täytyi mitoittaa uudelleen entisen 90 minuutin sijaan 75 minuutin mittaisiksi. Jakson kesto on yli viikon pidempi kuin ennen ja päättöviikko kaksi päivää pidempi. Koulupäivät ovat olleet tehokkaammin käytössä kello 8 ja 16 välillä, sillä jaksojärjestelmän muutos mahdollisti 8. palkin käyttämisen.

Oppituntien lyheneminen on vaatinut opettajilta uudenlaisen rytmityksen oppisisältöjen läpikäyntiin. Aikaa yhdessä opetustuokiossa on vähemmän, mutta jakso on pidempi ja tuokioita on enemmän, mikä auttaa mm. tutustumaan opiskelijoihin paremmin sekä vähentää jaksojen aloituksien ja lopetuksien määrää.

Yksi keskeinen muutos on se, että viisijaksojärjestelmä helpotti joululoman molemminpuolista aikaa, kun jakso ei vaihtunutkaan joululoman aikana. Nyt lomalla ei ole tarvinnut stressata korjaamattomista kokeista ja töistä eikä miettiä uusien kurssien aloittamista tai edellisten arviointia. Joululomalle voitiin lähteä ilman että opettajat ja opiskelijat olisivat olleet aivan uuvuksissa päättöviikon rasituksista. Tämä on varmasti hyvä asia sekä opettajille että opiskelijoille. Positiivista muutoksessa on ollut myös se, että koulutyö loppuu abeilla viikkoa aikaisemmin ja heille jää enemmän lukulomaa.

Jotain haastavaakin on ollut…

Päivän mitta käytettäessä kahdeksaa palkkia on tuntunut varmaan jossain määrin raskaammalta, sillä hyppytunteja on saattanut tulla enemmän ja päivä saattaa loppua vasta neljältä entisen kolmen sijaan. Tämä muutos tuo entistä enemmän tarvetta rauhallisille työtiloille. Koulupäivän pirstoutumisessa on opiskelijoilla varmaan ollut iso opetteleminen, varsinkin uusilla ensimmäisen vuositason opiskelijoilla, jotka eivät tällaiseen ole perusopetuksessa tottuneet. Kahdeksan palkin käyttö on aiheuttanut jossain määrin ongelmia myös opettajien yhteisten kokoontumisaikojen löytämisessä, kun sitä on ollut vain yhtenä päivänä viikossa. Tämä vaatii arviointia siitä, voitaisiinko Lyseossakin painottua vain seitsemän palkin käyttöön. Tämä muutos vaatii kuitenkin hieman lisää opetustiloja sekä rajaa opiskelijoiden kurssien valintamahdollisuutta.

Ruokailujenkin järjestäminen on vaatinut uudenlaisen rytmityksen. Pienten kokeilujen jälkeen on tässä asiassa löydetty jo varsin toimiva malli.

Muutos oli ennakoidun iso, eivätkä kaikki muutokset ole olleet eduksi. Pienten muutosten ja kokeilujen jälkeen asiat ovat kuitenkin alkaneet sujua ja viisijaksojärjestelmä on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi.

Osmo Polas, rehtori, Jyväskylän Lyseon lukio