Kuinka Treduun hankittiin osaamisen dokumentoinnin järjestelmä ja kuinka se otetaan käyttöön

Ammatillinen koulutus uudistui osaamisperusteiseksi ja asiakaslähtöiseksi kokonaisuudeksi. Työpaikoilla tapahtuva oppiminen ja yksilölliset opintopolut lisääntyivät. Miten jokaisen omaa polkuaan kulkevan opiskelijan osaaminen saadaan näkyväksi, jotta häntä pystytään ohjaamaan ja tukemaan oikealla tavalla oikeaan aikaan. Opiskelija voi kartuttaa osaamistaan oppilaitoksen lisäksi työpaikoilla ja harrastuksissa. Mikä helpottaisi opettajan ja työpaikkaohjaajan ohjaustyötä ja auttaisi opiskelijaa hahmottamaan reaaliaikaisesti omaa osaamistaan suhteessa tutkinnon perusteissa määriteltyihin ammattitaitovaatimuksiin. Olisiko apua digitaalisista osaamisen dokumentointijärjestelmistä?

Tredussa opiskelee vuosittain noin 17 000 nuorta ja aikuista opiskelijaa. Koulutustarjonnassa on 26 perustutkintoa, 21 ammattitutkintoa, 9 erikoisammattitutkintoa. Oppisopimuskoulutusta kaikkiin ammatillisiin tutkintoihin, yrityksille ja työelämälle suunnattuja koulutuksia, VALMA-koulutusta ja kansainvälisiä opintopolkuja. Tarpeita on paljon. Mikä olisi se järjestelmä, joka pystyisi parhaiten vastaamaan Tredulaisten moninaisiin tarpeisiin. Parasta DigiOhjausta hanke on ollut mukana etsimässä ratkaisua tähän haasteeseen. Työelämässä oppimisen dokumentointijärjestelmän hankinta on ollut mielenkiintoinen ja monivaiheinen prosessi. Se on opettanut, että iso hankinta vaatii runsaasti aikaa, perusteellista suunnittelutyötä, tarpeiden kartoitusta, vaatimusmäärittelyä, eri toimijaryhmien yhteisiä keskustelu ja suunnittelutilaisuuksia sekä paljon kärsivällisyyttä ja kykyä tehdä muutoksia suunnitelmiin.

Hankinnan vaiheet:

Tredun johto teki päätöksen vuoden 2018 alussa, että Treduun hankitaan kaikille aloille yksi yhteinen työelämässä oppimisen dokumentointijärjestelmä. Organisaatiomuutoksen takia virallinen päätös hankintaprosessin käynnistämisestä tehtiin kesäkuussa 2018.

Ensimmäinen vaiheessa määriteltiin Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin osallistumishakemuksia varten arviointikriteerit, jotka koskivat ohjelmiston laatua. Kaikki viisi osallistumishakemusta hyväksyttiin mukaan jatkoon neuvottelumenettelyyn. Neuvottelumenettely tarkoitti sitä, että jokainen toimittaja saapui meille esittelemään vielä tuotettaan ja vastaamaan lisäkysymyksiin liittyen meidän tarpeisiin mm. tiedonsiirtoon, lisensseihin, käyttötukeen, tietoturva-asioihin (GDPR:n huomioimiseen).

Tämän neuvottelumenettelyn jälkeen Tredu teki tarkennetun tarjouspyynnön ominaisuuksista, joita halusimme järjestelmältä. Ominaisuuksien määrittelyä teki moniammatillinen työryhmä, johon kuului edustajia opettajista, opiskelijahallinnosta, tietohallinnosta, pedagogisista kehittäjistä ja koulun johdosta.  

Lopullinen tarjouspyyntö jätettiin Tarjouspalvelu.fi toimijaportaaliin. Tarjouksia tuli kolme, jotka Tredun hankkija Tuomi Logistiikka pisteytti. Joulukuussa 2018 järjestelmäksi valittiin Tawasta OS Technologiesien Futural Skills (FS).

Vaikka luulimme Parasta DigiOhjausta hankkeessa, että pääsemme täydellä töihin FS:n kanssa tammikuussa, niin vierähti vielä puoli vuotta ennen kuin pääsimme aloittamaan. Mutta sitten olemmekin edenneet huimaa vauhtia.

Mikä Futural Skills On?

Futural Skills on osaamisen seurannan työkalu, jossa tutkinnonperusteissa määritelty osaamisen kertyminen ja oppimissuoritukset dokumentoidaan opettajan ja opiskelijan sekä työpaikkaohjaajan nähtäville, kertyypä osaamista missä oppimisympäristössä tahansa (koulussa, työpaikalla tai vapaa-ajalla). Tutkinnon osat ja ammattitaitovaatimukset ladataan FS:ään suoraan ePerusteista. Opintojen alussa opettaja ja opiskelija keskustelevat osaamistavoitteista ja opettaja valitsee näkyviin ne tutkinnon osat, jotka sopivat tavoitteisiin. Opiskelija ja opettaja näkevät opiskelijan tutkinnon visuaalisena, hierarkkisena rakenteena, jossa tutkinto muodostuu tutkinnon osa -laatikoista.

Järjestelmän käyttöliittymänä on verkkoselain, jonka käyttö onnistuu: puhelimella, tietokoneella tai tabletilla ilman erillistä sovellusta, tarvitaan vain toimiva nettiyhteys. Järjestelmään voidaan liittää kuvia, liitetiedostoja, linkkejä ja videoita. Järjestelmässä voidaan hyödyntää mobiililaitteiden puheentunnistusta, joka muokkaa puheen kirjoitetuksi tekstiksi.

Miten otettiin käyttöön? 

Tredussa valittiin kahdeksan koulutusalaa pilottiin syksyksi 2019. Tawasta järjesti käyttöönottokoulutuksia pilottiryhmien vetäjille neljä kertaa. Yhteistyön aikana on ollut käytössä Teams FS-tiimi, jossa on vaihdettu ajatuksia ja pohdittu kehittämisen kohteita yhdessä toimittajan kanssa. Koko käyttöönoton ajan on kehitetty ohjelmaa vastaamaan Tredun toiveita.

Opettajille on tehty Moodlekurssi, jossa opastetaan FS:n käytöä. Osaavassa Tredussa on FS:n ohjevideoita ja käytössä on myös laaja Tawastan ohjeisto Tredun FS:ään on laadittu ”Tredun Digiosaamisen tutkinto”, jossa on FS:n perusosaamisen ammattitaitovaatimukset. Jokainen opettaja suorittaa kurssin opiskelijaroolissa ja oppii samalla FS: käytön. Tammikuusta lähtien kaikki Tredun aloittavat opiskelijat käyttävät FS:ää osaamisensa dokumentointiin. Opettajien tukena FS:n käyttöönotossa on kolme ohjaavaa opettajaa.

Mihin opettaja käyttää FS:ää?

Oma opettaja voi seurata koko ryhmän tai yhden opiskelijan etenemistä koko tutkinnon tai tutkinnon osan suhteen. Tutkinnon osan opettajat voivat seurata miten opiskelijat etenevät jossain tutkinnon osassa. Opettaja näkee reaaliaikaisesti listan kommentointia ja hyväksyntää odottavista suorituksista tai opettaja voi käydä tarkistamassa yksittäisiä suorituksia. Ohjelma mahdollistaa yksilöllisen tuen ja ohjauksen kaikille opiskelijoille opinnoissa. Kun osaaminen on dokumentoitu, sen avulla yksilöllinen tuki voidaan kohdentaa oikein. Opiskelija tuo näkyväksi tavoitteiden mukaisen työskentelyn koululla, työpaikalla ja harjoituksissa. Nähdään helposti, kuinka osaamista karttuu vai karttuuko työpaikalla oppimisessa.

Mihin opiskelija käyttää FS:ää

Opiskelija valitsee tutkinnon osan ja ammattitaitovaatimuksen, minkä osaamisen karttumista hän haluaa tuoda näkyväksi. Hän voi dokumentoida osaamistaan tekstillä, puheella (äänitiedosto), valokuvalla, videolla. Tallennus on helppoa ja nopeaa. Kun opiskelija tekee tehtäviä Moodlessa, niin tieto niistä siirtyy FS:ään ja kasvattaa osaamista. FS on selkeä ja visuaalinen ja opiskelijan on helppo nähdä tutkinnon rakenne, opintojen eteneminen ja se mitä opintoja vielä puuttuu

Mihin työpaikkaohjaaja käyttää FS:ää

Työpaikkaohjaaja näkee mitä tutkinnon osaa opiskelija suorittaa ja mitä osaamista opiskelija on hankkimassa työpaikalla. Hän pystyy antamaan palautetta/kommentteja opiskelijan osaamisen kehittymisestä. Työpaikkaohjaajalle näytetään vain ne opiskelijat ja ne ammattitaitovaatimukset, joita opiskelijat suorittavat kyseisellä työpaikalla. Työpaikkaohjaajalle on kehitteillä ”suoralinja” ohjaavalle opettajalle.

Mihin hallinon edustaja käyttää FS:ää

Hallinnon edustajat saa ajantasaisen tiedon siitä, miten opinnot etenevät opiskelijalla, ryhmillä, koulutusalalla, koko koulussa. FS:ää voidaan käyttää tiedollajohtamisen ja varhaisen tuen resurssoinnin apuna.

Mihin järjestelmiin tieto liikkuu, mihin järjestelmiin integroitavissa

Opiskelijatiedot siirtyvät Priimuksesta AD-integroinnin kautta FS:ään ja opiskelijoilla sama tunnus Wilmaan ja FS:ään. Opiskelijan suoritustiedot ovat salasanakirjautumisen takana. Opiskelijan tutkintoa pääsevät katsomaan vain ohjaava opettaja ja hänelle määritelty työpaikkaohjaaja. Ohjelmassa on otettu huomioon GDPR: n vaatimukset henkilötietojen käsittelyssä. FS on integroitu Moodle-oppimisympäristön kanssa. Integraatio siirtää Moodlessa hyväksytysti tehtyjä suorituksia näkyviin