OHTO+

Vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat – vertaistukea ja työkaluja omaan ohjaustyöhön

Miten voisin parhaiten kehittää omia ja yhteisöni digitaalisen ohjauksen toimintatapoja? Millaisia toimintamalleja muilla on ja mitähän voisin niistä oppia? Entäpä minkä oman organisaation tai omassa ohjaustyössä käyttämäni hyvän digiohjauksen käytänteen haluaisin jakaa muille?

OHTO+ -hankkeen yhtenä tärkeänä toimenpiteenä on vertaisoppimisen ja -kehittämisen mahdollistaminen. Vertaiskehittämisessä keskiössä on oman toiminnan peilaaminen muihin ja yhteisöllinen oppiminen. Sille on ominaista yhteistyö, toisilta oppiminen ja oman osaamisen jakaminen. (Mäkelä, Salonen & Salonen 2016.) OHTO+ -hankkeessa vertaiskehittämisen kohteena ovat digi- ja verkkopalvelujen hyödyntäminen opintojen suunnittelussa ja ohjauksessa.

Yhteisen kehittämisen tavoitteena on arvioida kehittäjäverkostoon kuuluvien organisaatioiden valitsemia toimintatapoja, löytää ja jakaa hyviä käytänteitä sekä tehostaa ja kehittää digitaalisten ohjauspalveluja ja prosesseja. Erityisesti keskitytään käytössä olevien opiskelijahallintajärjestelmien rajapintoihin ja henkilökohtaistamisprosessin kehittämiseen suhteessa Opintopolku.fi-palveluun.

Syksyn 2020 aikana ovat käynnistyneet hankkeen kehittäjäkumppaneille suunnatut, fasilitoidut vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat. Mukana ovat olleet Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian lisäksi Koulutuskuntayhtymä OSAO, Tampereen kaupunki, Tampereen seudun ammattiopisto TREDU; Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Lapin koulutuskeskus REDU; Länsi-Rannikon Koulutus Oy WinNova, Itä-Savon koulutuskuntayhtymä, Ammattiopisto SAMIedu sekä Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä RIVERIA.

Verkkototeutuksina järjestetyissä työpajoissa on jaettu parhaita toimintamalleja sekä syvennetty koulutusten ja kokemusten pohjalta syntyneitä oivalluksia. Tavoitteena on ollut oppia toisilta ja jakaa omaa osaamista digitaalisten palveluiden ja ohjauskäytänteiden monipuolisesta hyödyntämisestä.

Digitaalisen ohjauksen kehittämistarpeet ja hyvien käytänteiden jakaminen

Koulutuksen järjestäjät hyödyntävät ohjauspalveluissaan erilaisia digitaalisia palveluita ja alustoja varsin monipuolisesti. Silti yhteistä keskustelua hyvin toimivista sovelluksista tai alustoista sekä hyvistä käytänteistä käydään oppilaitosten kesken aika vähän. Jo ensimmäiset työpajat ovat osoittaneet tämän keskustelun tärkeyden.

Mitä kanavia pitkin opiskelijoita tavoitetaan? Millaisia digitaalisia palveluita on käytössä ja kuka niistä päättää? Eroaako digitaalisten ohjauspalveluiden tarpeet hakeutumisvaiheessa tai opintojen aikaisessa ohjauksessa toisistaan? Miten mahdollistetaan vuorovaikutuksen syntyminen ja yhteisöllisyys, kun toimitaan verkossa? Tai miten toimii Opintopolku.fi-palvelu oman ohjaustoiminnan tukena?

Yhteisiä kysymyksiä on paljon ja työpajoissa näihin on ollut mahdollisuus yhdessä pohtia ratkaisuja. Erityinen vahvuus keskusteluille ja toiminnalliselle työskentelylle on ollut se, että osallistujat ovat tuoneet näkökulmia esille eri työtehtävistä käsin.

Työpajoissa perehdytään myös kulloinkin vuorossa olevan organisaation, erityisesti hakeutumisvaiheen ohjauksen, toimintakäytänteisiin ja käytössä oleviin digi- ja verkkopalveluihin. Käytännön toteutus, hyvät toimintatavat, mutta myös esille nousevat haasteet auttavat myös muita organisaatioita palveluiden keskittämisessä ja kehittämisessä. Hyvien käytäntöjen jakaminen on yksi tärkeä osa vertaisoppimista ja -kehittämistä.

Ensimmäisissä työpajoissa on päästy kuulemaan Koulutuskuntayhtymä OSAO:n hanketyössä kehitetystä ZenDesk-palvelusta sekä Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian digitaalisen ohjauksen käytänteistä ja OC -järjestelmän käytöstä. Lisäksi on jaettu kokemuksia esimerkiksi erilaisten Chat-sovellusten käytöstä ohjauksen tukena, virtuaalisista alaesittelyistä ja koulutusmessuista sekä Opintopolun hakemuspalvelun käytöstä jatkuvan haun ja valintojen toteutuksessa. Jokaisen organisaation omat käytänteet antavat uusia näkökulmia omien toimintatapojen pohdintaan ja kehittämiseen – miksi siis keksiä kaikkea uudestaan, kun joku on sen jo tehnyt.

Miten varmistamme ohjaajan digitaalisen ohjausosaamisen?

Toisena tärkeänä teemana hankkeen ensimmäisissä työpajoissa on ollut ohjaajan osaaminen. Millaista osaamista ohjaajalla tulisi olla, jotta digiohjaus olisi laadukasta, vuorovaikutuksellista ja tehokasta? Ja miten varmistamme osaamisen jakamisen organisaatioissamme? Työpajojen osallistujat ovat olleet varsin yksimielisiä siitä, että digitaalisesta ohjausympäristöstä huolimatta tärkeintä on ohjaajan ydinosaaminen: kohtaaminen ja kuuntelu, luottamuksen synnyttäminen ja tilanteen sanoittaminen, myös tekstivälitteisesti. Toki laadukas digiohjaus edellyttää myös digitaitoja, käytettävien alustojen tuntemusta ja niiden joustavaa käyttöä. On myös osattava antaa teknistä tukea ohjattavalle välineiden käyttöön ja tunnettava tietoturvaan liittyvät asiat.

Mutta miten tätä tietoa sitten voi oppia ja voisimmeko tässäkin hyödyntää vertaisoppimista? Kollegat ovat tärkeä apu näiden asioiden oppimisessa. Toki ohjausalan koulutukset sekä erilaiset digitaalisten alustojen koulutukset antavat tärkeää oppia ydinasioista, mutta käytännön kokemukset ja kokeilut ovat usein vieläkin parempia osaamisen edistäjiä. Mentori- ja tuutorijärjestelmät, yhteiset keskustelukanavat, joissa kokemuksia jaetaan aktiivisesti, ovat hyvä tapa osaamisen jakamiseen ja kehittämiseen. Mutta tärkeää on myös välillä pysähtyä innovoimaan ja kehittämään yhdessä organisaatiorajojakin ylittäen, mukavaa keskustelutunnelmaa unohtamatta.

Kohti seuraavia työpajoja

Vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat ovat löytäneet paikkansa heti hankkeen alkuvaiheessa. Yhteinen kehittäminen sekä hyvien käytänteiden jakaminen jatkuvat jälleen ensi syksynä. Seuraavissa työpajoissa tartutaan mm. uraohjauksen erityiskysymyksiin sekä annetaan myös mahdollisuus esimies– ja johtohenkilöstön yhteiseen vertaiskeskusteluun jatkuvan haun prosessien osalta.

LÄHTEET:

Mäkelä, M., Salonen, M. & Salonen, N. 2016. Vertaansa vailla, vertaiskehittäminen käsikirja.

Kirjoittajat Mervi Pasanen ja Virpi Koskelo toimivat Jyväskylän ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajakorkeakoulun lehtoreina. Mervi ja Virpi vastaavat OHTO+ -työpajojen fasilitoinnista yhdessä Tampereen ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajankoulutuksen asiantuntijoiden kanssa.

Mitä OHTO+ tarjoaa ohjaajalle?

Hankkeessa jaetaan yhteisesti hyviä käytänteitä ja kokemuksia eli hyödynnetään vertaisoppimista. Arjessa usein unohtuu, että myös muut vastaavat toimijat painivat samanlaisten kysymysten kanssa.

OHTO+ Ohjauksen tehostaminen digi- ja verkkopalveluja hyödyntämällä. Hanke, jonka tavoitteena on vahvistaa ohjaus- ja koulutuspalveluiden asiantuntijoiden kykyä käyttää aktiivisesti Opintopolkua ja muita digitaalisia palveluja ohjaustyössään, asiakkaan ohjausprosessin tukena. Mitä hanke antaa ohjaajalle?

Ensimmäisten webinaarien perusteella paljonkin. Itse tarkastelen työssäni asioista usein järjestelmä- ja Opintopolku-lasien läpi, omaan organisaatiooni keskittyen. Webinaareissa ja työpajoissa linjoilla on ohjausalan ammattilaisia ympäri Suomen ja erilaisista ohjaustehtävistä. Esiin tulee monia erilaisia näkökulmia ja kokemuksia. Asiantuntijapuheenvuorot antavat ajattelemisen aihetta ja kommenttipuheenvuorot tuovat esiin ohjauksen arkea eri oppilaitoksissa. Näihin tuokioihin meillä ohjaajilla on lupa pysähtyä kahvikuppiemme kanssa ja keskittyä oppimaan, jakamaan ajatuksia ja pohtimaan.

Hankkeen tavoitteena on vahvistaa ohjaus- ja koulutuspalveluiden asiantuntijoiden kykyä käyttää aktiivisesti Opintopolkua ja muita digitaalisia palveluja ohjaustyössään. Yhteisissä tapaamisissa ja keskusteluissa on hyvinkin eri tavalla näitä palveluja hyödyntäviä. Toiset ovat syvemmällä asiassa kuin toiset.

Jos en vielä oo kehunut, niin se tiistain OHTO+ -työpaja oli taas tosi hyvä! Yhtä lukuunottamatta KAIKKI OHTO+-webinaarit sun muut on olleet tosi hyviä, käytännönläheisiä ja hyödyllisiä. Väittäisin jopa, että eniten omaa työtä rikastava hanke, missä oon ollut mukana!
Hankkeen toimintaan osallistunut opinto-ohjaaja

Hankkeen aikana teemaa tarkastellaan niin monesta eri näkökulmasta, että jokainen löytää väistämättä tarttumapintaa omaan työhönsä ja ohjaajuuteensa. On hyvinkin konkreettista asiaa esimerkiksi Opintopolun toiminnoista ja toisaalta taas hyvin erityyppistä pohdintaa siitä, millaista osaamista digiohjaajalta vaaditaan. Hankkeen loputtua tuskin on x-määrää ohjaajia, jotka kaikki käyttävät digitaalisia palveluita työssään samalla tavalla, mutta lopputuloksena on toivottavasti x-määrä ohjaajia, joilla on rohkeutta ja innokkuutta hyödyntää näitä palveluita aiempaa enemmän ja monipuolisemmin.

Hankkeessa jaetaan yhteisesti hyviä käytänteitä ja kokemuksia erilaisten digitaalisten palveluiden ja ohjausalustojen käytöstä eli hyödynnetään vertaisoppimista. Arjessa usein unohtuu, että myös muut vastaavat toimijat painivat samanlaisten kysymysten kanssa. Hyvien käytänteiden ja kokemusten lisäksi hanke antaa tilaa myös yhteiselle tuskastelulle. Muiden käytännön ratkaisut ja hyväksi tai huonoksi koetut toimintatavat kiinnostavat. Rento ilmapiiri ja käytännönläheinen lähestymistapa, jolla hankkeen yhteiset tapaamiset on pyöräytetty käyntiin, luovat pohjaa aidolle ajatustenvaihdolle, joka usein jää hektisessä arjessa muun hulinan jalkoihin.

Yhtenä keskeisenä ajatuksena hankkeessa on tuoda käyttäjäkokemusta Opintopolku.fi -palvelun ja muiden verkkopohjaisten alustojen sekä digitaalisten palvelujen kehittämiseen. Esimakua tästä saatiin kolmannessa webinaarissa, kun äänessä oli sekä Opetushallituksen edustaja että työssään Opintopolkua ahkerasti käyttävä opinto-ohjaaja. Yhteinen keskustelu on avattu. Kokemuksia, havaintoja ja perusteluja puolin ja toisin. Käyttäjiä ja tarpeita on erilaisia. Tässä kohtaa hankkeen anti ohjaajalle on varmastikin yhteisen ymmärryksen ja vuoropuhelun lisääminen. Yhteinen suunta on kohti unelmien digi- ja verkkopalveluita ohjauksen tukena, ei sen enempää eikä vähempää?

Kirjoittaja Anne-Maria Kinos toimii OHTO+ -hankkeen digikoordinaattorina. Lisäksi Anskun löytää työn touhusta Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian Hakupalveluista, jossa hän toimii hakupalveluohjaajana.

Kartoitukset tuottivat kiinnostavia tuloksia digiohjauksesta

Osana Ohto+ -hanketta pidettiin syksyllä 2020 siihen osallistuville kehittäjäkumppaneille kartoituskyselysessiot. Kartoitusten tarkoituksena oli selvittää ammatillisten koulutusorganisaatioiden digitaalisen ohjauksen toimintaympäristöjä. Lisäksi haluttiin selvittää ohjaushenkilöstön digitaalisia taitoja ja valmiuksia. Kartoituksia tekivät ammatilliset korkeakoulut TAMK ja JAMK.

Kehittäjäkumppanit aktiivisia

Kehittäjäkumppaneina kartoituksissa olivat Ammattiopisto SAMIedu Savonlinnasta, Jyväskylän koulutuskuntayhtymä GRADIA, Koulutuskuntayhtymä OSAO Oulusta, Länsi-Rannikon Koulutus Oy WinNova, Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä RIVERIA, Lapin koulutuskeskus REDU Rovaniemeltä sekä Tampereen seudun ammattiopisto TREDU. Kartoituksia varten kumppaneille lähetettiin etukäteen kysymyksiä pohdittavaksi, koska verkossa tapahtuvassa kyselyssä rajallisessa ajassa oletettiin ilmenevän haasteita tiedon keräämiselle. Kartoitustilaisuudet olivat mukavan aktiivisia ja niissä syntyi mielenkiintoista keskustelua tästä hyvin ajankohtaisesta aiheesta.

Tuloksena saatiin merkittävä määrä hyödyllistä tietoa ammatillisen ohjauksen digitaalisista toimintaympäristöistä ja ohjauksen ammattilaisten digitaalisesta osaamisesta ja sen kehittämistarpeista.

Ohjauksen digitaaliset alustat varsin keskitettyjä

Kartoituksissa tulivat esille yleisimpinä ja kaikkien käyttäminä varsin odotetusti Teams, Opintopolku.fi ja sosiaalisen median työkalu WhatsApp. Muutenkin sosiaalinen media koettiin tärkeäksi yhteyskanavaksi. Aikuiset ohjauksen ammattilaiset käyttävät enemmän heille tutumpia välineitä, kuten Facebook ja Youtube, kun taas nuoret ovat jo jonkin aikaa sitten siirtyneet uusiin sosiaalisen median alustoihin, kuten TikTok. Kartoituksissa keskusteltiin siitä, voidaanko olettaa, että ohjaajat menevät kaikkiin uusiin some-välineisiin ja riittävätkö heidän osaamisensa ja toisaalta tietoturvan vaatimukset uusien välineiden käyttöön turvallisesti.

Lisäksi vanhat välineet puhelin ja sähköposti ovat edelleen runsaassa käytössä Nettisivustoista opintopolun lisäksi oppilaitosten omat sivut ja koulutushallinnon erilaiset palvelut mainittiin. Oppilaitosten sivujen haasteena on niiden käytettävyys ja erilaiset käytön painotukset.

Erilaisia alustoja erilaisiin ohjaustilanteisiin

Hakeutumisvaiheessa korostuvat verkon erilaiset koulutusinfot, kuten opintopolku.fi -palvelun koulutustarjonta, oppilaitosten nettisivut. Opintojen aikainen ohjaus tehdään luonnollisesti verkkopohjaisilla yhteydenpitovälineillä. Uraohjaus ja jatko-opintoihin ohjaus tehdään aiempien lisäksi myös oppilaitokselle räätälöidyllä ratkaisulla, kuten Zendesk. Työelämäyhteyksiin löytyy ratkaisuina Tiitus ja TE-palveluiden alusta. Kartoituksissa korostui tarve kohentaa osaamista erilaisten digitaalisten palveluiden luontevaan käyttöön niin, että teknologia kyetään jättämään taka-alalle ja huomio voidaan kiinnittää kohtaamistilanteeseen.

Opintopolusta löytyi hyviä ominaisuuksia, mutta kehitettävääkin löydettiin

OHTO+ -hankkeen yhtenä tavoitteena on tuottaa käyttäjien palautetta ja kehittämisehdotuksia Opetushallituksen ylläpitämän Opintopolku.fi -verkkopalvelun uudistamistyöhön. Keskusteluissa todettiin, että Opintopolku.fi -palvelussa on hyvät perustiedot ja sieltä löytyy näppärästi koko maan koulutustarjonta. Sivustolta pääsee helposti tutustumaan oppilaitoksiin ja löytää koulutuksia koskevat hakijalle tarpeelliset tiedot siten, että samalta alustalta pääsee tekemään hakemuksen. Toisaalta erilaisiin hakuihin toivottiin parannusta. Lisäksi tietojen päivittäminen sivustolle koettiin vanhanaikaiseksi ja monimutkaiseksi. Eräässä kehittäjäkumppaniorganisaatiossa todettiin myös, että jatkuvan haun hakeutuminen ja hakemusten käsittely pitäisi saada kuntoon. Ylipäätään Opintopolku koettiin joiltakin osin liian monimutkaiseksi sekä asiakkaalle että ohjaajalle.

Osaamista tarvitaan vielä

Erityistä osaamista tarvitaan vuorovaikutteisuuden lisääminen digiohjauksessa. Tämän lisäksi halutaan osaamista siihen, kuinka nuoria aktivoidaan tiedonhakuun ja digitaalisten alustojen käyttöön. Lisäksi koulutuksiin kaivattiin vinkkejä eri-ikäisten digiohjaukseen. Kaiken kaikkiaan tehdyt kartoitukset antoivat erittäin kattavan kuvan sekä ohjauksen digitaalisesta kentästä, että siellä vaadittavasta osaamisesta. Näitä tietoja tullaan käyttämään Ohto+ -hankkeen webinaarien ja työpajojen suunnittelussa. Digitaalisuus ja etäratkaisut tulevat olemaan vahvassa roolissa opinto-ohjauksessa myös epidemian jälkeen.

Kirjoittaja Mikko Turunen on Tampereen ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajankoulutuksen lehtori ja OHTO+ -hankkeen digi- ja ohjausalan asiatuntija. Ennen TAMKiin siirtymistään Mikko vietti lähes neljännesvuosisadan ammattioppilaitoksen palveluksessa.