Avainsana: digitaalinen ohjaus

Tietoturva ja tietosuoja digitaalisessa ohjauksessa

Uudet teknologiat ja sosiaalinen media tarjoavat ohjauspalveluille runsaasti uusia mahdollisuuksia, mutta samalla ne vaativat ohjaajilta uutta osaamista ja asennoitumista.

Digitaalisuus, etätyökalujen käyttö ja verkkokohtaaminen ovat kaikki tulleet osaksi jokaisen opettajan ja ohjaajan työnkuvaa pandemia-ajan arjessa. Tehdyissä kansallisissa kartoituksissa on havaittu, että merkittävä osa oppilaitosten opettajista ja ohjaajista hyppäsi koronajunaan ilman, että digitaalisuutta ja sen ominaispiirteitä erityisesti otettiin huomioon toiminnassa. Toisin sanoen pyrittiin toimimaan digiympäristössä samalla tavalla kuin oltaisiin vielä luokkahuoneissa. Verkon käyttöön ohjauksessa liittyy kuitenkin paljon sellaisia asioita, jotka on jatkossa otettava huomioon. Eräs keskeisimmistä opinto-ohjauksen muutoksista liittyy tietosuojaan ja tietoturvaan.

Tietosuoja ja tietoturva ovat sisäkkäisiä käsitteitä, jotka usein sekoitetaan keskenään. Lyhyesti sanottuna tietosuojan tavoite on rekisteröidyn eli esimerkiksi yksittäisen ohjattavan opiskelijan, jonka tietoja käsitellään, yksityisyyden ja oikeuksien turvaaminen henkilötietoja käsiteltäessä. Tietoturvan tavoitteena puolestaan on suojata kaikkia oppilaitoksen toiminnan kannalta tärkeitä tietoja.

Uudet teknologiat ja sosiaalinen media tarjoavat ohjauspalveluille runsaasti uusia mahdollisuuksia, mutta samalla ne vaativat ohjaajilta uutta osaamista ja asennoitumista. Siinä missä aikaisemmin suuri osa henkilökohtaisista tai ryhmämuotoisista keskusteluista on tapahtunut kasvotusten, on pandemia-aika kasvattanut verkkovälitteistä ohjausta huimasti. Verkon yli tapahtuva videokuvan ja äänen sisältävä ohjaus tuo kuvioon uusia haasteita. Haasteet liittyvät erityisesti siihen, miten syntyvää multimediaa tulee käsitellä, oli se sitten reaaliaikaista tai tallennettua.

Koulutusorganisaatioiden tulisi näin ollen tarjota koulutusta ohjauksen ammattilaisten osaamisen kehittämiseen tietosuoja- ja tietoturvakysymyksissä, kuten EU:n tietosuoja-asetukseen liittyvissä asioissa. Toukokuussa 2018 käyttöön tullut GDPR (General Data Protection Regulation) -asetus tiukensi huomattavasti oppilaitosten henkilötietojen käsittelyn vaatimuksia. Tämä tarkoitti koulujen tietosuojaan liittyvien toimintojen merkittävää uudelleen tarkastelua. Esimerkiksi erilaisten opiskelijoihin liittyvien turhien rekisterien luomiseen tulee kiinnittää huomiota.

Monikanavaisen ohjauksen tulee olla yhdenvertaista ja eettisten periaatteiden mukaista. Merkittävän osan eettisyydestä muodostavat erilaisten digitaalisten välineiden kautta tapahtuvaan dialogiin liittyvät tietosuojan kysymykset. Ohto+ -hankkeessa hahmotetaan ohjausalan ammattilaisten digitaalisuuteen liittyvää tietosuojaosaamista muun muassa tekemällä itsearviointikysely. Kyselyn avulla yksittäinen ohjaaja voi tarkastella omaa ohjausosaamistaan digitaalisissa ympäristöissä. Lisäksi hankkeessa järjestettiin keväällä 2021 webinaari, jossa oli puhujana yksi Suomen tietotekniikkakehityksen johtavista asiantuntijoista, Petteri Järvinen.

Ohto+ kartoitti hankkeen kumppanioppilaitosten käytössä olevia digitaalisia välineitä ohjauksen eri vaiheisiin liittyen. Välineet voidaan jakaa hakeutumisvaiheen ohjauksen, opintojen aikaisen ohjauksen, opiskelijahallinnon ja uraohjauksen ohjelmistoihin ja alustoihin. Osa välineistä on formaaleja joko oppilaitoksille räätälöityjä tai julkishallinnon virallisia ohjauksen työkaluja, osa taas geneerisiä sosiaalisen median välineitä, joita käytetään erityisesti opintojen aikaisessa ohjauksessa. Erityisesti sosiaalisen median kanssa toimittaessa tietoturva- ja tietosuoja-asioihin tulee kiinnittää huomiota. Muun muassa WhatsApp ei välttämättä tarjoa riittävästi tietoturvaa.

Kaiken kaikkiaan voidaan todeta, että Ohto+ haluaa omalta osaltaan parantaa kaikkien ohjauksen ammattilaisten digitaalisia valmiuksia, joihin vahvasti liittyy myös tietoturvan ja tietosuojan osaaminen.

Kirjoittaja Mikko Turunen on Tampereen ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajankoulutuksen lehtori ja OHTO+ -hankkeen digi- ja ohjausalan asiatuntija.

OHTO+ -webinaarit: ajankohtaisia ja tiiviitä tietoiskuja digitaalisen ohjauksen teemoista

”No niin arvoisat ohjausalan ammattilaiset: kello on 8:30, joten eiköhän aloiteta”.

Näillä tutuilla saatesanoilla Tampereen kesäyliopiston projektipäällikkö käynnistää OHTO+ -hankkeen koulutuswebinaarin, ja suurilukuinen ohjausalan ammattilaisista koostuva kuulijajoukko valmistautuu kuulemaan asiantuntijapuheenvuoroa valitusta digitaalisen ohjauksen teemasta.

Tampereen kesäyliopisto vastaa OHTO+ -hankkeen webinaarisarjan toteutuksesta. Suunnittelutyön tukena toimivat hankekumppanit, Jyväskylän ja Tampereen ammattikorkeakoulujen ammatillisen opettajankoulutuksen asiantuntijat. Yhteisen ponnistelun tuloksena on luotu toimiva kokonaisuus, joka on saavuttanut asetetut tavoitteet kirkkaasti. Yhteistyö hankekumppaneiden välillä on ollut sujuvaa ja kunkin toteuttajan ydinosaamista hyödyntävää. Kesäyliopisto vastaa webinaarien käytännön järjestelyistä, moderoinnista, tiedottamisesta ja markkinoinnista. JAMK:n ja TAMK:n asiantuntijat tuovat suunnittelutyöhön oman kontribuutionsa ajankohtaisen ja mielenkiintoisen sisällön ideoinnissa sekä vastaavat omiin asiantuntija-alueisiinsa liittyvistä alustuksista. Parhaimmillaan webinaareja on seurannut yli 100 ohjausalan toimijaa. Laajan valtakunnallisen vaikuttavuuden taustalla on osaltaan toiminut OHTO+ -hanketta edeltävä projekti: kuuden kesäyliopiston toteuttama OHTO-hanke (2015-2018), jossa luotiin pohja valtakunnalliselle ohjaustoimijoiden verkostolle.

Koulutuswebinaarien tavoitteena on tukea kehittyvän Opintopolku.fi -palvelun käyttöönottoa, ammatillisen koulutuksen lainsäädännön velvoittamaa ohjausosaamista sekä organisaatioiden digitaalisten ohjauspalveluiden kehittämistä. Webinaarikokonaisuudessa tarkastellaan digitaalisen ohjauksen teemoja kokonaisvaltaisesti: käsitellyt teemat ovat vaihdelleet digiohjaajan identiteetistä työvälineisiin ja digitaalisiin ohjausympäristöihin, tietoturvaan, digitaalisen ohjauksen eettisyyteen, tasa-arvoon ja yhdenvertaisuuteen sekä digitaalisen ohjauksen erityiskysymyksiin.

Laajalle kohderyhmälle suunnatut webinaarit suunniteltiin alun perin lähitoteutukseen. Seitsemän koulutuspäivän suunnitelma vaihtui pandemian myötä 17 webinaarin sarjaksi. Kyseinen ratkaisu oli toki välttämätön, mutta tiiviit tietoiskut ovat osoittautuneet erittäin menestyksekkääksi. Webinaarit kokoavat yhteen oppilaitosten ohjaushenkilöstön, TE-palveluiden asiantuntijat, kuntien työllisyys- ja nuorisopalveluiden henkilöstön, yksityisten uraohjauspalveluja tuottavien yritysten henkilöstön sekä muut ohjaus- ja koulutuspalveluiden asiantuntijat.

OHTO+ -hankkeen webinaarikokonaisuus huipentuu keväällä 2022 viiden toteutuksen sarjaan, jonka sisältöä hanketiimimme suunnittelee parhaillaan. Kevään webinaareissa tulemme keskittymään erityisesti digiohjauksen tulevaisuuteen sekä teknologian että ohjausprosessien näkökulmasta.

Seuraa OHTO+:n hankkeen etenemistä verkossa ja tutustu jo pidettyihin webinaareihin hankkeen Youtube-kanavalla:
Facebook (@Ohtoplus)
Blogi (OHTO+)
Youtube (OHTOplus)


Kirjoittaja Mikko Mattila toimii Tampereen kesäyliopiston projektipäällikkönä ja vastaa OHTO+ -hankkeen webinaarien toteutuksesta yhdessä kollegansa, kesäyliopiston koulutuskoordinaattori Jere Salon kanssa.

Vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat – vertaistukea ja työkaluja omaan ohjaustyöhön

Miten voisin parhaiten kehittää omia ja yhteisöni digitaalisen ohjauksen toimintatapoja? Millaisia toimintamalleja muilla on ja mitähän voisin niistä oppia? Entäpä minkä oman organisaation tai omassa ohjaustyössä käyttämäni hyvän digiohjauksen käytänteen haluaisin jakaa muille?

OHTO+ -hankkeen yhtenä tärkeänä toimenpiteenä on vertaisoppimisen ja -kehittämisen mahdollistaminen. Vertaiskehittämisessä keskiössä on oman toiminnan peilaaminen muihin ja yhteisöllinen oppiminen.  Sille on ominaista yhteistyö, toisilta oppiminen ja oman osaamisen jakaminen. (Mäkelä, Salonen & Salonen 2016.) OHTO+ -hankkeessa vertaiskehittämisen kohteena ovat digi- ja verkkopalvelujen hyödyntäminen opintojen suunnittelussa ja ohjauksessa.

Yhteisen kehittämisen tavoitteena on arvioida kehittäjäverkostoon kuuluvien organisaatioiden valitsemia toimintatapoja, löytää ja jakaa hyviä käytänteitä sekä tehostaa ja kehittää digitaalisten ohjauspalveluja ja prosesseja. Erityisesti keskitytään käytössä olevien opiskelijahallintajärjestelmien rajapintoihin ja henkilökohtaistamisprosessin kehittämiseen suhteessa Opintopolku.fi-palveluun.

Syksyn 2020 aikana ovat käynnistyneet hankkeen kehittäjäkumppaneille suunnatut, fasilitoidut vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat. Mukana ovat olleet Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian lisäksi Koulutuskuntayhtymä OSAO, Tampereen kaupunki, Tampereen seudun ammattiopisto TREDU; Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Lapin koulutuskeskus REDU; Länsi-Rannikon Koulutus Oy WinNova, Itä-Savon koulutuskuntayhtymä, Ammattiopisto SAMIedu sekä Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä RIVERIA.

Verkkototeutuksina järjestetyissä työpajoissa on jaettu parhaita toimintamalleja sekä syvennetty koulutusten ja kokemusten pohjalta syntyneitä oivalluksia. Tavoitteena on ollut oppia toisilta ja jakaa omaa osaamista digitaalisten palveluiden ja ohjauskäytänteiden monipuolisesta hyödyntämisestä.

Digitaalisen ohjauksen kehittämistarpeet ja hyvien käytänteiden jakaminen

Koulutuksen järjestäjät hyödyntävät ohjauspalveluissaan erilaisia digitaalisia palveluita ja alustoja varsin monipuolisesti. Silti yhteistä keskustelua hyvin toimivista sovelluksista tai alustoista sekä hyvistä käytänteistä käydään oppilaitosten kesken aika vähän. Jo ensimmäiset työpajat ovat osoittaneet tämän keskustelun tärkeyden.

Mitä kanavia pitkin opiskelijoita tavoitetaan? Millaisia digitaalisia palveluita on käytössä ja kuka niistä päättää? Eroaako digitaalisten ohjauspalveluiden tarpeet hakeutumisvaiheessa tai opintojen aikaisessa ohjauksessa toisistaan?  Miten mahdollistetaan vuorovaikutuksen syntyminen ja yhteisöllisyys, kun toimitaan verkossa? Tai miten toimii Opintopolku.fi-palvelu oman ohjaustoiminnan tukena?

Yhteisiä kysymyksiä on paljon ja työpajoissa näihin on ollut mahdollisuus yhdessä pohtia ratkaisuja. Erityinen vahvuus keskusteluille ja toiminnalliselle työskentelylle on ollut se, että osallistujat ovat tuoneet näkökulmia esille eri työtehtävistä käsin.

Työpajoissa perehdytään myös kulloinkin vuorossa olevan organisaation, erityisesti hakeutumisvaiheen ohjauksen, toimintakäytänteisiin ja käytössä oleviin digi- ja verkkopalveluihin. Käytännön toteutus, hyvät toimintatavat, mutta myös esille nousevat haasteet auttavat myös muita organisaatioita palveluiden keskittämisessä ja kehittämisessä. Hyvien käytäntöjen jakaminen on yksi tärkeä osa vertaisoppimista ja -kehittämistä.

Ensimmäisissä työpajoissa on päästy kuulemaan Koulutuskuntayhtymä OSAO:n hanketyössä kehitetystä ZenDesk-palvelusta sekä Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian digitaalisen ohjauksen käytänteistä ja OC -järjestelmän käytöstä. Lisäksi on jaettu kokemuksia esimerkiksi erilaisten Chat-sovellusten käytöstä ohjauksen tukena, virtuaalisista alaesittelyistä ja koulutusmessuista sekä Opintopolun hakemuspalvelun käytöstä jatkuvan haun ja valintojen toteutuksessa. Jokaisen organisaation omat käytänteet antavat uusia näkökulmia omien toimintatapojen pohdintaan ja kehittämiseen – miksi siis keksiä kaikkea uudestaan, kun joku on sen jo tehnyt.

Miten varmistamme ohjaajan digitaalisen ohjausosaamisen?

Toisena tärkeänä teemana hankkeen ensimmäisissä työpajoissa on ollut ohjaajan osaaminen. Millaista osaamista ohjaajalla tulisi olla, jotta digiohjaus olisi laadukasta, vuorovaikutuksellista ja tehokasta? Ja miten varmistamme osaamisen jakamisen organisaatioissamme? Työpajojen osallistujat ovat olleet varsin yksimielisiä siitä, että digitaalisesta ohjausympäristöstä huolimatta tärkeintä on ohjaajan ydinosaaminen: kohtaaminen ja kuuntelu, luottamuksen synnyttäminen ja tilanteen sanoittaminen, myös tekstivälitteisesti. Toki laadukas digiohjaus edellyttää myös digitaitoja, käytettävien alustojen tuntemusta ja niiden joustavaa käyttöä. On myös osattava antaa teknistä tukea ohjattavalle välineiden käyttöön ja tunnettava tietoturvaan liittyvät asiat.  

Mutta miten tätä tietoa sitten voi oppia ja voisimmeko tässäkin hyödyntää vertaisoppimista? Kollegat ovat tärkeä apu näiden asioiden oppimisessa. Toki ohjausalan koulutukset sekä erilaiset digitaalisten alustojen koulutukset antavat tärkeää oppia ydinasioista, mutta käytännön kokemukset ja kokeilut ovat usein vieläkin parempia osaamisen edistäjiä. Mentori- ja tuutorijärjestelmät, yhteiset keskustelukanavat, joissa kokemuksia jaetaan aktiivisesti, ovat hyvä tapa osaamisen jakamiseen ja kehittämiseen. Mutta tärkeää on myös välillä pysähtyä innovoimaan ja kehittämään yhdessä organisaatiorajojakin ylittäen, mukavaa keskustelutunnelmaa unohtamatta.

Kohti seuraavia työpajoja

Vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat ovat löytäneet paikkansa heti hankkeen alkuvaiheessa. Yhteinen kehittäminen sekä hyvien käytänteiden jakaminen jatkuvat jälleen ensi syksynä. Seuraavissa työpajoissa tartutaan mm. uraohjauksen erityiskysymyksiin sekä annetaan myös mahdollisuus esimies– ja johtohenkilöstön yhteiseen vertaiskeskusteluun jatkuvan haun prosessien osalta.

LÄHTEET:

Mäkelä, M., Salonen, M. & Salonen, N. 2016. Vertaansa vailla, vertaiskehittäminen käsikirja.

Kirjoittajat Mervi Pasanen ja Virpi Koskelo toimivat Jyväskylän ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajakorkeakoulun lehtoreina. Mervi ja Virpi vastaavat OHTO+ -työpajojen fasilitoinnista yhdessä Tampereen ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajankoulutuksen asiantuntijoiden kanssa.