Miten voisin parhaiten kehittää omia ja yhteisöni digitaalisen ohjauksen toimintatapoja? Millaisia toimintamalleja muilla on ja mitähän voisin niistä oppia? Entäpä minkä oman organisaation tai omassa ohjaustyössä käyttämäni hyvän digiohjauksen käytänteen haluaisin jakaa muille?
OHTO+ -hankkeen yhtenä tärkeänä toimenpiteenä on vertaisoppimisen ja -kehittämisen mahdollistaminen. Vertaiskehittämisessä keskiössä on oman toiminnan peilaaminen muihin ja yhteisöllinen oppiminen. Sille on ominaista yhteistyö, toisilta oppiminen ja oman osaamisen jakaminen. (Mäkelä, Salonen & Salonen 2016.) OHTO+ -hankkeessa vertaiskehittämisen kohteena ovat digi- ja verkkopalvelujen hyödyntäminen opintojen suunnittelussa ja ohjauksessa.
Yhteisen kehittämisen tavoitteena on arvioida kehittäjäverkostoon kuuluvien organisaatioiden valitsemia toimintatapoja, löytää ja jakaa hyviä käytänteitä sekä tehostaa ja kehittää digitaalisten ohjauspalveluja ja prosesseja. Erityisesti keskitytään käytössä olevien opiskelijahallintajärjestelmien rajapintoihin ja henkilökohtaistamisprosessin kehittämiseen suhteessa Opintopolku.fi-palveluun.
Syksyn 2020 aikana ovat käynnistyneet hankkeen kehittäjäkumppaneille suunnatut, fasilitoidut vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat. Mukana ovat olleet Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian lisäksi Koulutuskuntayhtymä OSAO, Tampereen kaupunki, Tampereen seudun ammattiopisto TREDU; Rovaniemen koulutuskuntayhtymä, Lapin koulutuskeskus REDU; Länsi-Rannikon Koulutus Oy WinNova, Itä-Savon koulutuskuntayhtymä, Ammattiopisto SAMIedu sekä Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä RIVERIA.
Verkkototeutuksina järjestetyissä työpajoissa on jaettu parhaita toimintamalleja sekä syvennetty koulutusten ja kokemusten pohjalta syntyneitä oivalluksia. Tavoitteena on ollut oppia toisilta ja jakaa omaa osaamista digitaalisten palveluiden ja ohjauskäytänteiden monipuolisesta hyödyntämisestä.
Digitaalisen ohjauksen kehittämistarpeet ja hyvien käytänteiden jakaminen
Koulutuksen järjestäjät hyödyntävät ohjauspalveluissaan erilaisia digitaalisia palveluita ja alustoja varsin monipuolisesti. Silti yhteistä keskustelua hyvin toimivista sovelluksista tai alustoista sekä hyvistä käytänteistä käydään oppilaitosten kesken aika vähän. Jo ensimmäiset työpajat ovat osoittaneet tämän keskustelun tärkeyden.
Mitä kanavia pitkin opiskelijoita tavoitetaan? Millaisia digitaalisia palveluita on käytössä ja kuka niistä päättää? Eroaako digitaalisten ohjauspalveluiden tarpeet hakeutumisvaiheessa tai opintojen aikaisessa ohjauksessa toisistaan? Miten mahdollistetaan vuorovaikutuksen syntyminen ja yhteisöllisyys, kun toimitaan verkossa? Tai miten toimii Opintopolku.fi-palvelu oman ohjaustoiminnan tukena?
Yhteisiä kysymyksiä on paljon ja työpajoissa näihin on ollut mahdollisuus yhdessä pohtia ratkaisuja. Erityinen vahvuus keskusteluille ja toiminnalliselle työskentelylle on ollut se, että osallistujat ovat tuoneet näkökulmia esille eri työtehtävistä käsin.
Työpajoissa perehdytään myös kulloinkin vuorossa olevan organisaation, erityisesti hakeutumisvaiheen ohjauksen, toimintakäytänteisiin ja käytössä oleviin digi- ja verkkopalveluihin. Käytännön toteutus, hyvät toimintatavat, mutta myös esille nousevat haasteet auttavat myös muita organisaatioita palveluiden keskittämisessä ja kehittämisessä. Hyvien käytäntöjen jakaminen on yksi tärkeä osa vertaisoppimista ja -kehittämistä.
Ensimmäisissä työpajoissa on päästy kuulemaan Koulutuskuntayhtymä OSAO:n hanketyössä kehitetystä ZenDesk-palvelusta sekä Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradian digitaalisen ohjauksen käytänteistä ja OC -järjestelmän käytöstä. Lisäksi on jaettu kokemuksia esimerkiksi erilaisten Chat-sovellusten käytöstä ohjauksen tukena, virtuaalisista alaesittelyistä ja koulutusmessuista sekä Opintopolun hakemuspalvelun käytöstä jatkuvan haun ja valintojen toteutuksessa. Jokaisen organisaation omat käytänteet antavat uusia näkökulmia omien toimintatapojen pohdintaan ja kehittämiseen – miksi siis keksiä kaikkea uudestaan, kun joku on sen jo tehnyt.
Miten varmistamme ohjaajan digitaalisen ohjausosaamisen?
Toisena tärkeänä teemana hankkeen ensimmäisissä työpajoissa on ollut ohjaajan osaaminen. Millaista osaamista ohjaajalla tulisi olla, jotta digiohjaus olisi laadukasta, vuorovaikutuksellista ja tehokasta? Ja miten varmistamme osaamisen jakamisen organisaatioissamme? Työpajojen osallistujat ovat olleet varsin yksimielisiä siitä, että digitaalisesta ohjausympäristöstä huolimatta tärkeintä on ohjaajan ydinosaaminen: kohtaaminen ja kuuntelu, luottamuksen synnyttäminen ja tilanteen sanoittaminen, myös tekstivälitteisesti. Toki laadukas digiohjaus edellyttää myös digitaitoja, käytettävien alustojen tuntemusta ja niiden joustavaa käyttöä. On myös osattava antaa teknistä tukea ohjattavalle välineiden käyttöön ja tunnettava tietoturvaan liittyvät asiat.
Mutta miten tätä tietoa sitten voi oppia ja voisimmeko tässäkin hyödyntää vertaisoppimista? Kollegat ovat tärkeä apu näiden asioiden oppimisessa. Toki ohjausalan koulutukset sekä erilaiset digitaalisten alustojen koulutukset antavat tärkeää oppia ydinasioista, mutta käytännön kokemukset ja kokeilut ovat usein vieläkin parempia osaamisen edistäjiä. Mentori- ja tuutorijärjestelmät, yhteiset keskustelukanavat, joissa kokemuksia jaetaan aktiivisesti, ovat hyvä tapa osaamisen jakamiseen ja kehittämiseen. Mutta tärkeää on myös välillä pysähtyä innovoimaan ja kehittämään yhdessä organisaatiorajojakin ylittäen, mukavaa keskustelutunnelmaa unohtamatta.
Kohti seuraavia työpajoja
Vertaisoppimisen ja -kehittämisen työpajat ovat löytäneet paikkansa heti hankkeen alkuvaiheessa. Yhteinen kehittäminen sekä hyvien käytänteiden jakaminen jatkuvat jälleen ensi syksynä. Seuraavissa työpajoissa tartutaan mm. uraohjauksen erityiskysymyksiin sekä annetaan myös mahdollisuus esimies– ja johtohenkilöstön yhteiseen vertaiskeskusteluun jatkuvan haun prosessien osalta.
LÄHTEET:
Mäkelä, M., Salonen, M. & Salonen, N. 2016. Vertaansa vailla, vertaiskehittäminen käsikirja.
Kirjoittajat Mervi Pasanen ja Virpi Koskelo toimivat Jyväskylän ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajakorkeakoulun lehtoreina. Mervi ja Virpi vastaavat OHTO+ -työpajojen fasilitoinnista yhdessä Tampereen ammattikorkeakoulun ammatillisen opettajankoulutuksen asiantuntijoiden kanssa.