Sekä Jyväskylän aikuisopistossa että Timalissa hakeutumisvaiheen henkilökohtaistaminen dokumentoidaan opintohallintojärjestelmään sekä hakijoiden että hakeutujien osalta. Jyväskylän aikuisopistossa hakeutujat saavat halutessaan tunnukset muokkausoikeuksin jo hakeutumisvaiheessa opintohallintojärjestelmään (Wilmaan), Timalissa tunnukset annetaan toistaiseksi ainoastaan hakeutujille, jotka ottavat vastaan tutkinnon suorittamisen paikan.

Opintohallintojärjestelmään Wilmaan on tehty

• hakeutumisvaiheen lomake, joka on otettu käyttöön syksyllä 2013
• osaamisen tunnistaminen/tunnustaminen -lomakkeet, joita on pilotoitu syksyllä 2013
• tutkinnon osan arvioinnin yhteenvetolomake, jota on pilotoitu syksyllä 2013
• sosiaali- ja terveysalan tutkintotoimikunnalle arviointikooste, joka on otettu käyttöön syksyllä 2013